Si has decidido emprender y crear una empresa est谩s sujeto a cumplir con las obligaciones contables del empresario. Para cumplirlas es necesario controlar la actividad de tu negocio e informar a las autoridades competentes y a los socios de la empresa de la contabilidad.
Para regular dicho proceso deben cumplirse las normas del Plan General Contable y el C贸digo de Comercio. Las obligaciones contables var铆an seg煤n la situaci贸n fiscal, y tama帽o de la empresa.
En este post nos centraremos en los conceptos b谩sicos de la contabilidad y los requisiticos u obligaciones contables del empresario dependiendo de si eres una persona f铆sica o una sociedad.
驴Qu茅 son las obligaciones contables del empresario?
La obligaci贸n contable se basa en respetar las normas espec铆ficas para llevar la contabilidad ordenada y sistem谩tica de una empresa. En este caso, tanto los aut贸nomos como las pymes y las grandes empresas tienen la obligaci贸n de tener la contabilidad al d铆a y todos los datos actualizados tambi茅n en el Registro Mercantil.
Todo esto se aplica con el objetivo de poder conocer por parte de los empresarios, clientes o acreedores el estatus financiero de la empresa. Concretamente en el Plan General de Contabilidad, aprobado en 2007, es donde se establecen las regulaciones contables.
En el C贸digo de Comercio indica en su articulo 28 que los empresarios tienen la obligaci贸n de llevar al d铆a un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales. Tambi茅n pueden llevarse de forma voluntaria otros libros que se adapten a las actividades de la empresa y a un sistema contable.
Conceptos b谩sicos relacionados con la contabilidad
La contabilidad es una ciencia y una t茅cnica que aporta informaci贸n de utilidad para el proceso de toma de聽decisiones econ贸micas. Esta disciplina聽se basa en el聽estudio del patrimonio聽y presenta los resultados a trav茅s de聽estados contables o financieros.
Para ello dividiremos la contabilidad en 4 grandes bloques:
Activos
Se pueden definir como el conjunto de bienes y/o servicios que las empresas utilizan para realizar su actividad, adem谩s de los derechos de cobro que la empresa posee.
Pasivos
Son las deudas del empresario o sociedad.
Ingresos
Son la cantidad de dinero que la empresa recibe por la venta o prestaci贸n de servicios
Gastos
Son las salidas de dinero que pagas por un producto o un servicio.
驴Cu谩les son las obligaciones de los libros contables?
Son varios los libros contables que una empresa debe llevar al d铆a y cada uno se encarga de registrar una informaci贸n concreta. Estos son:
El libro Diario
En este se registran las operaciones que se realizan en la empresa cada d铆a. Deben contar con una breve explicaci贸n y organizarse de forma cronol贸gica.
El libro de Inventario
Debe iniciarse con el primer estado contable de la empresa. Al final del ejercicio se encarga de reflejar el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
Otros libros societarios
Son una serie de libros que las sociedades mercantiles deben llevar al d铆a. Entre ellos se encuentran el libro de actas, el libro de socios, ya que se registran el n煤mero de acciones y los derechos y deberes de los socios y el libro de registros de socios en las sociedades limitadas.
驴Qu茅 son las Cuentas Anuales?
La actividad de las empresas debe plasmarse en las Cuentas Anuales de forma obligatoria. Estas deben elaborarse al final de cada ejercicio y deben incluir:
El balance
Documento que muestra todos los activos y pasivos de la empresa.
La cuenta de perdidas y ganancias
Se recogen los ingresos y gastos del ejercicio.
Estado de Cambios en Patrimonio Neto (ECPN)
Refleja los cambios en el patrimonio neto, las variaciones en las masas patrimoniales y las causas. Este no es obligatorio para las PYMES.
Estado de Flujos de Efectivo
Se encarga de informar sobre el origen y la utilizaci贸n de los activos monetarios de la empresa. Igual que ECPN tampoco es obligatorios para las PYMES.
La memoria
En esta se a帽ade la informaci贸n para garantizar un mayor conocimiento sobre la empresa.聽
Obligaciones contables para personas f铆sicas y sociedades
Para definir este punto tendremos que聽diferenciar entre el empresario que act煤a como persona f铆sica y el聽empresario que gestiona una sociedad.
Obligaciones contables del empresario como persona f铆sica
En t茅rminos de contabilidad, un聽empresario que act煤a como una persona f铆sica聽煤nicamente tiene la obligaci贸n de llevar el聽control de la contabilidad de los Ingresos y los Gastos.
Es por ello que聽lo 煤nico que tiene que registrar son las ventas y los gastos que incurren en su d铆a a d铆a.
Tambi茅n tiene que realizar un registro de bienes donde se detalla el inmovilizado en el libro de inventario.
驴Cu谩les son los gastos m谩s frecuentes?
Los聽gastos comunes聽son los derivados de la compra de las materias y mercader铆as que tras una trasformaci贸n se van disponer para su venta.
En la mayor铆a de estos gastos, en el momento de la transacci贸n, se facilita聽una factura, la cual tendr谩 que cumplir unos requisitos como nos indica el apartado de contenido de la factura de la Agencia Tributaria. 聽
Una vez tengas las facturas, debes proceder聽a calificarlas seg煤n聽tu propio criterio (tener en cuenta que para cada sector un gasto puede ser diferente) e introducir la informaci贸n para incorporarla al registro.
Los gastos m谩s comunes se pueden clasificar del siguiente modo:
- Compra de Mercader铆as, Materias primas y/o Otros Aprovisionamientos
- Arrendamientos (Alquileres)
- Servicios profesionales
- Transportes
- Primas de Seguros
- Servicios bancarios
- Publicidad y propaganda
- Suministros
- Otros gastos: tributos, gasto personal, seguros sociales y gastos financieros.
Todos estos gastos no solo llegan a trav茅s de las facturas, sino que es posible que lleguen聽a trav茅s de聽cargos a la聽cuenta corriente. Aunque no sea obligatorio llevar una聽Conciliaci贸n Bancaria, s铆 que es aconsejable tener en cuenta estos gastos.
Un ejemplo de ellos son las聽primas de seguros, gasto que se emplea para cubrir el seguro de responsabilidad civil, de veh铆culos, etc.
Otro de los gastos m谩s comunes que聽se carga en la聽cuenta corriente es la聽Cuota de Aut贸nomo.
En el caso de tener trabajadores y el asesor se retrase con los聽TC1,聽se puede consultar el cargo de los Seguros Sociales en la cuenta corriente y proceder a su contabilizaci贸n.
Otro de los gastos a tener en cuenta y registrar, son las comisiones bancarias. Estos se generan por operaciones comunes como por trasferencias e incluso ingresos a otras cuentas.
驴Cu谩les son los ingresos m谩s frecuentes?
Sin lugar a dudas, nos referimos a ingresos cuando 茅stos provienen de la prestaci贸n de servicios de tu actividad o la venta de mercader铆as.
Presentar la factura es obligatorio tal y como se menciona en el聽Real Decreto 1619/2012聽(reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci贸n).
Los ingresos los podemos clasificar en los siguientes tipos:
- Ventas de mercader铆as, productos terminados, semiterminados, subproductos y residuos y/o envases y embalajes.
- Prestaciones de servicios.
- Ingresos por gesti贸n.
- Ingresos financieros.
Obligaciones contables del empresario de sociedad
Las sociedades, aparte de contabilizar los ingresos y gastos, los administradores/empresarios de sociedades, deben de realizar otras operaciones como son:
Cuadre Fiscal
El cual sirve para ver si los modelos fiscales presentados coinciden con lo introducido en la contabilidad y sacar a la luz posibles despistes y/o olvidos. Estos son obligatorios tanto para las personas f铆sicas como para las sociedades.
El cuadre fiscal de IVA
Consiste en cuadrar el modelo 303 con el聽asiento de liquidaci贸n聽al finalizar cada trimestre, consiguiendo que en las cuentas de IVA se queden a saldo 0.
Cuadre fiscal de n贸minas
Este cuadre fiscal se pone de manifiesto en el asistente de cierre en el cual podemos ver las n贸minas que nos faltan introducir.
Conciliaci贸n bancaria
Esta consiste en que en el Mayor de nuestra cuenta bancaria en contabilidad (la cuenta 572) debe de ser una imagen refleja de los movimientos que figuran en la cuenta corriente, por lo que tienes que registrar los pagos y cobros adem谩s de los ingresos o gastos que se generen, la cual, para su comprobaci贸n, debe de tener el mismo saldo al final de cada d铆a.
En resumen, para cumplir con la ley, la empresa debe registrar los movimientos, de forma cronol贸gica, que afecten directamente al patrimonio de la empresa. Estos son las compras, ventas o gastos entre otros.聽
Tambi茅n deben realizar un inventario anual para poder contabilizar la existencia y el valor de los pasivos y activos, adem谩s de elaborar las cuentas anuales.
Por 煤ltimo, deben registrar, archivar y conservar todos los documentos y justificantes que acrediten las cifras durante un per铆odo de 6 a帽os o m谩s.
En el caso de los aut贸nomos, aunque no est茅n obligados a hacerlo, pueden llevar su contabilidad igual. Aun as铆, est谩n obligados a llevar registro de sus ingresos, que ser铆an sus facturas emitidas y sus gastos, siendo estos las facturas recibidas. Importante conocer tambi茅n los diferentes reg铆menes, como de estimaci贸n directa simplificada como estimaci贸n directa normal.
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