Cómo facturar a las Administraciones Públicas con Tufactura

Como viene siendo habitual, en tugesto nos gusta asombrar a nuestros clientes mejorando día a día nuestros servicios, y esta vez le ha tocado el turno a uno de nuestros productos estrella: Tufactura. El nuevo servicio incluido en la plataforma de Tufactura facilita la facturación a las Administraciones Públicas de una forma que jamás hubieras podido imaginar.

Nuestra misión es tratar de hacer que la gestión de tu negocio sea lo más sencilla posible para ti y es por ello que nos gusta seguir mejorando nuestras aplicaciones para alcanzar este objetivo.

En el post de hoy te contamos qué implica la nueva mejora introducida en Tufactura, cuáles son los beneficios que te va a reportar y qué pasos debes seguir para que tus facturas a las Administraciones Públicas sean correctas y válidas.

Novedad en Tufactura: facturar a las Administraciones Públicas

Como sabrás, desde el 27 de julio de 2013 resulta obligatoria la identificación de los órganos administrativos implicados en la tramitación de las facturas, aunque sin la necesidad de utilizar una codificación específica.

No obstante, a partir del 28 de marzo de 2014 sí que se exige la codificación de esas unidades administrativas en términos del directorio común de unidades administrativas, accesible a través de la página web del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Es decir, ahora la factura no solo deber ser electrónica, sino que además es necesario incluir en la misma la información de las unidades administrativas que deben intervenir para validar, aprobar y pagar la factura. Si esto no se cumple, la factura será rechazada y devuelta al proveedor.

Por este motivo, como es requisito indispensable enviar las facturas en formato electrónico incluyendo los datos de las unidades administrativas, también llamadas DIR3, hemos incluido desde Tufactura la posibilidad de añadir clientes con sus correspondientes códigos DIR3.

Una vez generada la factura electrónica, ésta debe ser remitida a la Administración Pública por medio de uno de los canales que se proporcionan a tal efecto y que veremos más adelante.

¿Qué es DIR3?

El Artículo 9 del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010) estipula que las Administraciones Públicas “…mantendrán una relación actualizada de sus órganos administrativos y oficinas de registro y atención al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos órganos y oficinas se codificarán de forma unívoca y esta codificación se difundirá entre las Administraciones públicas.”

A partir de esta directriz se crea el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3), el cual contiene las relaciones que existen entre los órganos y las oficinas asignándoles unos identificadores únicos y unos roles concretos a cada uno de ellos.

Cada DIR3 se compone de 3 unidades que han de proporcionarse en la factura electrónica para que ésta sea válida:

• Oficina Contable

• Órgano Gestor

• Unidad Tramitadora

Oficina Contable

La oficina contable es el órgano competente para la gestión del registro contable de facturas.

A ella le corresponde recibir la factura desde el registro en el que la haya presentado el proveedor, anotar sus datos en el registro contable de facturas y distribuir la misma al órgano gestor.

Además, identifica los errores contables de la factura y se los comunica al órgano gestor.

Órgano Gestor

El órgano gestor se encarga de detectar otros posibles errores en la factura, como los referidos a la prestación del proveedor o del fondo de la operación, y se los comunica a la empresa.

Si todo es correcto, realiza la aprobación de la factura y la distribuye a la unidad tramitadora.

Unidad Tramitadora

La unidad tramitadora se compone de cada uno de los departamentos que gestionan las facturas en la entidad y tramitan el pago de la misma una vez aprobada por el órgano gestor correspondiente.

Cada una de las unidades que componen DIR3 está compuesta, a su vez, por la siguiente información, necesaria para generar la factura electrónica:

• Código: identifica unívocamente a la unidad

• Nombre

• Rol: identifica la finalidad de la unidad

• País

• Código Postal

• Provincia

• Población

• Dirección

Existen distintos tipos de roles que pueden ser asignados a las unidades, pero es importante que se especifiquen los que la Administración Pública determina porque, en caso contrario, la factura será considerada errónea y será devuelta al proveedor.

Los roles disponibles son los siguientes:

• Fiscal

• Receptor

• Pagador

• Comprador

• Cobrador

• Vendedor

• Receptor del pago
• Receptor del cobro
• Emisor

Ventajas del nuevo servicio de facturación electrónica en Tufactura

Lo normal es que no sepamos la codificación del DIR3 que tiene cada departamento de cada ayuntamiento.

Por este motivo, cada Administración Pública debe poner a disposición de los proveedores el listado de unidades y sus códigos, así como los roles que desempeñan cada una de las unidades que componen el DIR3.

Desde tufactura hemos realizado un buscador muy similar al de la página web oficial del Gobierno, para no tener que abandonar tugesto y facilitar el proceso de generar facturas a nuestros clientes.

Aún así, en el portal de FACe está disponible un buscador de DIR3 con el que se puede encontrar fácilmente esta información, pese a que los roles no vienen identificados en los resultados del mismo.

Es importante proporcionar los roles que desempeñan cada una de las unidades del DIR3 para que la factura electrónica sea correcta.

Esta información debe ser facilitada por la Administración Pública, pues la asignación de dichos roles recae sobre las mismas.

Desde tugesto recomendamos que, en caso de duda, os pongáis en contacto con la Administración Pública correspondiente si no os han facilitado la información del DIR3 a utilizar en vuestro caso.

Nuestro buscador para DIR3

Buscador de FACe

Pasos para facturar a la Administración Pública con Tufactura

A través de nuestra plataforma Tufactura verás que es muy sencillo crear facturas electrónicas válidas para su presentación a las Administraciones Públicas.

A continuación te contamos los pasos a seguir para llegar a buen puerto con la creación de las e-facturas:

#1. Entrar en Tufactura, bien desde el Escritorio o bien desde la plataforma directamente.

#2. Crear un cliente como persona jurídica y seleccionar la opción Administración Pública.

#3. Cumplimentar los datos del cliente así como la información del DIR asociado.

Dado que no es posible crear más de un cliente con el mismo CIF y que la mayoría de las Administraciones Públicas tienen más de un DIR3 para sus distintas actividades, es posible añadir todos los DIR3 necesarios en el mismo cliente para poder facturar al que sea necesario en cada factura.

#4. Después de haber creado nuestro nuevo cliente, hay que ir a generar y emitir la factura correspondiente, seleccionando previamente dicho cliente y el DIR3 que se quiera utilizar en la misma (recuerda que puedes asociar más de un DIR3 a cada cliente).

#5. Desde la zona de “Facturas” ya podemos descargar la factura electrónica haciendo clic en el icono correspondiente

#6. Por último, hay que remitir la factura descargada a FACe a través de la página web habilitada a tal efecto.

Algunas Administraciones Públicas disponen de su propio formulario para remitir las facturas electrónicas, pero el punto de entrada general es el que hay disponible en la web de FACe.

Opcionalmente, también puede validarse la factura que se ha generado en nuestra plataforma desde la web de FACe para cerciorarse de que es correcta.

De todas formas, al remitir una factura mediante el formulario correspondiente se realiza la misma comprobación rechazándola si es errónea.