Aprender a cómo hacer cuadrantes de trabajo, más que una recomendación para mejorar, es algo indispensable para ciertos sectores. Comunidades como las residencias o la hostelería lo necesitan para poder cumplir su actividad. En una tabla de cuadrante horario se recogen los diversos turnos del empleado con una prioridad determinada.
Los cuadrantes de trabajo deben cumplirse de forma estricta llenando los recuadros correspondientes, exceptuando cambios de última hora. De esta forma, el empresario sabe que tiene todos los turnos cubiertos y que los ha organizado cumpliendo con las jornadas correspondientes. Además, los trabajadores pueden conocer sus horarios con la suficiente antelación para organizar tanto su vida laboral como la personal.
Para garantizar su efectividad, los cuadrantes deberán cumplir con unos requerimientos mínimos relacionados con el contenido y con unos requisitos legales laborales.
Tener un control del horario del trabajador o grupo de trabajadores es necesario en cualquier equipo. Por consiguiente, la creación de cuadrantes de trabajo es una de las tareas más importantes de los responsables de RRHH.
A día de hoy, el cuadrante de horarios se ha convertido en una herramienta esencial para mejorar el control horario de los empleados y la productividad de la empresa. Por ese motivo queremos ayudarte y es por ello que hemos diseñado con Excel una plantilla de un cuadrante de trabajo sencilla y descargable.
La importancia del cuadrante de trabajo
La organización del trabajo es fundamental para que una empresa funcione. Permiten conocer los días laborables, las vacaciones y las bajas de los empleados de forma clara y visual.
También es imprescindible para saber la cantidad de empleados que trabajarán cada turno o conocer las personas que se implicarán en cierto proyecto. En definitiva, se elaboran con el objetivo de que los trabajadores tengan claro su horario.
Más allá de la organización, los cuadrantes de trabajo también sirven para informar a los superiores. Con este pueden saber con quién pueden contar en cada momento del día.
Aumentar la satisfacción del empleado es otro motivo importante por el que crear cuadrantes horarios. Con ellos obtienen un mayor control de lo que ocurre en la empresa y pueden gestionar su vida laboral sin que afecte a su vida personal.
Gracias al uso de las nuevas tecnologías es posible mantener los cuadrantes digitalizados y en la nube. Esto permite comunicar de forma instantánea cualquier cambio.
¿Es obligatorio disponer de un cuadrante horario?
Es cierto que existe una ley que habla sobre el cuadrante horario y su obligatoriedad dentro de la empresa. Pero también es necesario recordar que no se modifica desde el año 1980 y por lo tanto se está quedando obsoleta.
Actualmente el artículo 34.6 del Estatuto de los trabajadores indica que las empresas tienen la obligación de elaborar un calendario laboral y que este se encuentre disponible para todos.
El problema que presenta esta Ley es el uso genérico del concepto calendario laboral y por lo tanto saber si realmente es necesario un cuadrante a nivel legal. Aun así, existen convenios colectivos en los que sí se especifica la necesidad de elaborar cuadrantes de trabajo completos y detallados.
Por otro lado, desde el año 2019 es obligatorio el registro de la jornada de los trabajadores. En este caso, un cuadrante de trabajo resulta una herramienta útil e incluso imprescindible para comparar el fichaje real y los horarios cumplidos.
Cómo organizar las horas de una jornada laboral en un cuadrante de trabajo
El máximo de horas al día está fijado en 9, pero los convenios sectoriales y empresariales tienen la libertad de modificarlo. Como mínimo se debe descansar un día y medio ininterrumpido por semana, existiendo la posibilidad de acumularlos hasta un periodo máximo de 14 días.
En todas las jornadas de más de 6 horas es obligatorio realizar un descanso al menos de 15 minutos. Entre el fin de una jornada y el comienzo de otra deben transcurrir al menos en el cuadrante de turnos 12 horas, pero en caso de que sean rotativos, pueden ser de 7.
Por otro lado, si hablamos de turnos rotativos, estos si tienen que cumplir unos mínimos legales. Las empresas deben tener en cuenta la rotación y respetar los tiempos necesarios entre turnos.
También debe ser consciente de qué turnos tienen sus empleados, ya que no pueden realizar dos semanas consecutivas los turnos de noche, excepto por voluntad del trabajador. Conocer todos estos datos es importante a la hora de proceder a la demanda de mano de obra, conociendo las especificaciones de cada tipo de jornadas y turnos.
👉 Aunque no sea obligatorio, realizar un cuadrante de trabajo completo asegura un buen funcionamiento de la empresa y facilita el registro horario de los empleados.
Cuadrantes de turnos de trabajo rotativos
Son muchas las empresas que cuentan con cuadrantes de turnos rotativos. Con estos controlan fácilmente quien ha trabajado de mañana, tarde o noche. Este sistema se centra en mantener la producción las 24 horas del día y debe cumplirse al pie de la letra.
Por un lado, estos cuadrantes podemos calificarlos según las características de los turnos rotativos y pueden ser dobles, que trabaja de mañana y tarde, cubrir todos los turnos, mañana tarde y noche o los de rotación natural donde se combinan todas las horas del día.
Por otro lado, tenemos los tipos o patrones de trabajo rotativo que se pueden trasladar a los cuadrantes de turnos. El más habitual en los turnos de mañana y tarde son el 5X2. Otros contemplan trabajar 6 días y descansar 2 (6×2) o 10 horas repartidas en 4 días y librar 3 (4×3).
Pero con tantos requisitos legales y variables aplicadas por empresas u organizaciones, establecer este tipo de horarios puede ser una tarea complicada. Es por eso que existen programas destinados a ayudar a los departamentos de RRHH para organizarlos y facilitarles la labor.
Sobre el turno rotativo, en tugesto podrás crear y modificar patrones de turnos de forma sencilla: solo deberás introducir los datos y preferencias. El empelado lo vera asignado en su calendario del portal del empleado. El resultado: una comunicación fluida y rápida.
Qué partes conforman una plantilla de cuadrante de trabajo
Es imprescindible programar los turnos de los empleados ya que es una parte fundamental de la planificación estratégica de una empresa. Cometer un error podría disminuir la producción y es por ello que el departamento de recursos humanos debe garantizar que la cantidad de trabajadores que acuden sea el correcto.
A ello se le suman, la falta de control de absentismos, las horas no contabilizadas a final de año, la comunicación entre trabajadores. Pero posiblemente, el tiempo que se invierte en planificar los turnos y la falta de centralización de la información sean de los problemas más frecuentes a los que se enfrenten los managers de recursos humanos.
En Excel tenemos la posibilidad de generar cuadrantes de trabajo en blanco para rellenar con la ventaja de que puedes adaptarla y personalizarla en función de las necesidades de la empresa. Los datos que obtendrás en este documento son muy valiosos, ya que forman parte del control horario obligatorio de los trabajadores.
¿Cuántas personas van a ser imprescindibles en cada turno? Este es un dato que las empresas deben tener claro para distribuir los horarios adecuadamente.
En dicha platilla tendrán que ser visibles semanalmente, mensualmente o incluso bimensualmente los siguientes datos:
- El nombre de los empleados
- La duración de su jornada
- Las horas trabajadas
- El tipo de turno
- El horario de entrada y salida
- Los descansos
- Las vacaciones
Para elaborarlo, es imprescindible tener en cuenta las necesidades del personal por turno, la disponibilidad horaria y la conciliación familiar del empleado. A esto se le debe sumar el cumplimiento de los requisitos legales y la posibilidad de añadir un valor diferencial con la toma de decisiones para fidelizar al trabajador.
Descárgate la plantilla de cuadrante de trabajo gratis
En tugesto hemos diseñado con Excel una versión descargable de una plantilla de turnos de trabajo totalmente gratuita. Nuestro objetivo es simplificar y facilitar la programación de turnos laborales.
En esta, como podrás ver, se recopila la jornada laboral completa de los trabajadores. Cada hora trabajada se registrará en la parrilla y estas se sumará al total de forma automática. También se contempla el caso de las bajas, que deberá indicarse con una X y no sumará valor ninguno a la columna del total.
Aun así, sabemos que esta solución no es la más práctica ya que se invierte mucho tiempo y existe la posibilidad de cometer errores. Para evitarlo, te recomendamos hacer uso de un software especializado como nuestro software completo de recursos humanos.
¡Disfrútala!
Beneficios y desventajas de utilizar una plantilla de Excel
La necesidad de incorporar un cuadrante de trabajo en las empresas es un hecho. Pero, ¿se puede hacer fácilmente con una plantilla de Excel? A continuación, te contamos que beneficios y desventajas tiene utilizar una plantilla de Excel.
Los beneficios del uso de una plantilla de Excel son los siguientes:
- Se cuenta con la posibilidad de poder personalizarla.
- Se puede organizar a los empleados en grupos.
- Facilita la gestión de los turnos con el horario mañana y noche.
- El envió de los cuadrantes se puede realizar por email.
Aun así, si los turnos programados presentan algún tipo de cambio, se deberá acudir a la plantilla, rellenarla y enviarla de nuevo. Otras desventajas serían:
- Cambio de turnos a última hora sin poder notificarlo por incompatibilidad de horarios.
- Restructurar la plantilla debido a ausencias por bajas y permisos.
- Trasladar las vacaciones a la plantilla de forma manual.
- Reflejar las horas extraordinarias.
- Inversión de tiempo elevado y posibilidad de cometer errores.
Para optimizar tu tiempo y asegúrate de que no se cometen errores, lo mejor es automatizar esta tarea mediante el uso de software de gestión de turnos como el de tugesto.
Programas para aprender a cómo hacer cuadrantes de trabajo
Como ya hemos visto el sistema de turnos rotativo es inevitable para algunas empresas y para realizar la distribución de turnos es necesario cumplir con los requisitos legales. Asignar los días libres, planificar la cantidad de trabajadores por turno, entre otros, se gestiona de una forma más optima y correcta con el uso de programas.
Por lo tanto, realizar un cuadrante horario puede resultar mucho más sencillo si utilizamos un programa de gestión de turnos como el de tugesto. Nuestro software dispone de las herramientas necesarias para que las empresas simplifiquen la gestión de los horarios de su plantilla y organizar la jornada sin errores.
Cada empleado contará con un acceso al horario establecido desde su ordenador o móvil. Además, cualquier cambio que se realice, el trabajador lo recibirá al instante.
Y no solo eso, sino que el programa también recalcula las horas de trabajos o cambia los horarios de forma automática dependiendo de las vacaciones, festivos y otros aspectos que deban reflejarse en un cuadrante de trabajo.
Ventajas de adquirir un programa de gestión de turnos
Estos son puntos a tener en cuenta para la contratación de un software de gestión de turnos:
- Posibilidad de visualizar el horario en cualquier dispositivo con opción de fichar.
- Realizar cambios en cualquier momento, adaptando de forma automática los nuevos turnos.
- Actualizaciones continuas y adaptabilidad inmediata a los cambios legales.
- Soporte técnico para solucionar cualquier problema.
- Optimización del tiempo, recursos y dinero.
El cuadrante de trabajo de tugesto apuesta por la comunicación entre la empresa y los trabajadores a la vez que se actualiza para cumplir con la normativa laboral. Aumenta la productividad y centraliza la gestión. Las notificaciones de los cambios realizados son instantáneas y se pueden consultar desde cualquier dispositivo.
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