Cómo gestionar las facturas de tu empresa de forma eficiente

Tiempo de lectura: 4 minutos
cómo gestionar las facturas de tu empresa

Una de las principales preocupaciones de las empresas está relacionada con la gestión de las facturas o con su proceso de facturación; por eso, en este post te vamos a mostrar cómo gestionar las facturas de forma eficiente.

Síntomas de una mala gestión de facturas

Controlar las facturas de los clientes y proveedores puede suponer impresionantes dolores de cabeza; a continuación te mostramos los principales síntomas que indicarán que estás realizando una mala gestión de tus facturas.

  • Extravío de facturas: no encontrar una factura puede ser muy grave, ya que puede que no se presente en el plazo estipulado.
  • No tener un control de los pagos: una mala gestión de las facturas puede afectar de forma muy negativa al funcionamiento de tu empresa, ya que no se sabe a quién le tienes que pagar o cuándo te van a ingresar el dinero los clientes. Esto puede provocar que, en ocasiones, tengas falta de liquidez o un falso superavit.
  • Pérdida de tiempo: lo más probable es que tengas que invertir más tiempo en realizar cualquier gestión, lo que derivará en una menor productividad de tus trabajadores.
  • Errores al realizar la factura: esto provocará retrasos en la tramitación de las mismas.
  • Presentación no homogénea: es importante que la imagen corporativa de la empresa sea siempre la misma; por eso, es fundamental realizar una buena gestión de las facturas que garantice una misma imagen.

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Pasos para una gestión de facturas eficiente

Lo primero que debes tener en cuenta es que el ciclo de una factura finaliza cuando se cobra; hasta ese momento, este documento requiere atención y dedicación. A continuación te mostramos los pasos a seguir para realizar una buena gestión de facturas:

  1. Negocia la forma de pago: debe quedar estipulada y firmada la forma de pago, el plazo y las garantías adicionales; lo más recomendable es utilizar los pagarés, debido a su solidez jurídica. El método de pago escogido debe estar indicado en toda la documentación que se emite, en los presupuestos y en las facturas.
  2. Cumplimiento del acuerdo: todas las partes deben cumplir con lo acordado, para evitar problemas comerciales o devoluciones que demoren los pagos.
  3. Facturación: es necesario rellenar todos los datos obligatorios y cumplir con el reglamento establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
  4. Envío: existen unos plazos legales máximos para emitir la factura; en cualquier caso, lo mejor es hacerlo cuanto antes, para evitar retrasos innecesarios. En la actualidad, el método más rápido es la factura electrónica o la digitalización del documento y su envío por email.
  5. Organización: debes organizar los cobros pendientes según su prioridad en función del volumen, clientes o fecha de vencimiento; es decir, debes gestionar aquello que corre prisa primero.
  6. Seguimiento: es importante que revises, de forma periódica, las facturas pendientes de cobro; de este modo, comprobarás su estado, fecha de vencimiento, retrasos o circunstancias especiales.
  7. Vencimiento: debes tener en cuenta la fecha de vencimiento, para evitar la morosidad; también es importante que sepas que los pagos que vencen en períodos vacacionales suelen retrasarse.

Ventajas de gestionar los cobros y pagos de tu compañía

Gestionar los cobros y pagos de tu empresa es muy importante para tener unas cuentas saneadas y garantizar que tu negocio funciona correctamente. Los programas de facturación son muy recomendables porque se encargan de sumar los datos y emiten alarmas cuando se acerca la fecha de vencimiento.

También es muy recomendable que lleves una numeración de las facturas, para recibir los impagos y mantenerlas ordenadas.

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Consejos para gestionar las facturas de tu empresa

A continuación te traemos algunos consejos que te ayudarán a gestionar las facturas de tu empresa:

  • Realiza un organigrama de facturación: incluye cuándo tienes que comenzar a recibir los pagos según el volumen de cada cliente; es decir, no es lo mismo un pequeño trabajo que un proyecto de grandes dimensiones. Una buena idea es enviar tus facturas un día determinado, por ejemplo a principios de semana; de esta forma, se crea un hábito y los clientes te pagarán con más rapidez.
  • Variedad de métodos de pago: si facilitas el pago de tus facturas tus clientes las abonarán antes; para ello, además de las transferencias habituales, una buena idea es el uso de monederos electrónicos.
  • Simplifica tus facturas: lo mejor es que en ellas solo aparezcan los datos imprescindibles según la legislación vigente; además, tienen que tener un diseño atractivo. También es recomendable que, si ofreces métodos de pago más desconocidos (como los monederos electrónicos) pongas en el reverso una pequeña guía de uso.
  • Descuentos por pago rápido: si tienes necesidad de dinero en efectivo, puedes ofrecer un descuento adicional, de entre un 5 y un 10%, si la factura se abona antes de cierto período de tiempo.
  • Cargos por retrasos: puedes poner una cláusula en la que se especifique que, si la factura se paga después de un período determinado de tiempo, habrá un recargo adicional; de esta forma, evitas las esperas durante semanas o meses.
  • Apuesta por un gestor especializado: si la facturación te quita demasiado tiempo o te estresa, lo mejor es que apuestes por un profesional, como los que puedes encontrar en nuestra asesoría online, para que se encargue de estas tareas.
  • Últimas tecnologías: existen programas de facturación que, en unos minutos, ayudan a gestionar las facturas y enviar recordatorios automáticos para las facturas pendientes.
  • Vigila las fechas: las vacaciones de verano, Navidad y Semana Santa, así como los puentes largos, suelen ser las fechas más complicadas para recibir el pago de las facturas; esto lo debes tener en cuenta para evitar retrasos innecesarios.
  • Ten los libros contables siempre al día: en ellos se registran todos los ingresos y gastos de las facturas emitidas y recibidas. Su gestión es imprescindible para garantizar una correcta presentación de las declaraciones trimestrales y anuales de los impuestos.

Ahora que ya sabes cómo gestionar las facturas de tu empresa de forma eficiente, ¿a qué esperas para comenzar a organizar todo el proceso de facturación de tu compañía?

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