Cómo gestionar facturas en tu empresa de forma eficiente

Una de las principales preocupaciones de las empresas está relacionada con la gestión de las facturas o con su proceso de facturación; por eso, en este post te vamos a mostrar cómo gestionar las facturas de forma eficiente.

Síntomas de una mala gestión de facturas

Controlar las facturas de los clientes y proveedores puede suponer impresionantes dolores de cabeza; a continuación te mostramos los principales síntomas que indicarán que estás realizando una mala gestión de tus facturas.

• Extravío de facturas: no encontrar una factura puede ser muy grave, ya que puede que no se presente en el plazo estipulado.
• No tener un control de los pagos: una mala gestión de las facturas puede afectar de forma muy negativa al funcionamiento de tu empresa, ya que no se sabe a quién le tienes que pagar o cuándo te van a ingresar el dinero los clientes. Esto puede provocar que, en ocasiones, tengas falta de liquidez o un falso superavit.
• Pérdida de tiempo: lo más probable es que tengas que invertir más tiempo en realizar cualquier gestión, lo que derivará en una menor productividad de tus trabajadores.
• Errores al realizar la factura: esto provocará retrasos en la tramitación de las mismas.
• Presentación no homogénea: es importante que la imagen corporativa de la empresa sea siempre la misma; por eso, es fundamental realizar una buena gestión de las facturas que garantice una misma imagen.

Quizás también te interese:

Cómo ser residente digital en Estonia

Cómo se hace la evaluación del desempeño laboral

Pasos para una gestión de facturas eficiente

Lo primero que debes tener en cuenta es que el ciclo de una factura finaliza cuando se cobra; hasta ese momento, este documento requiere atención y dedicación. A continuación te mostramos los pasos a seguir para realizar una buena gestión de facturas:

1. Negocia la forma de pago: debe quedar estipulada y firmada la forma de pago, el plazo y las garantías adicionales; lo más recomendable es utilizar los pagarés, debido a su solidez jurídica. El método de pago escogido debe estar indicado en toda la documentación que se emite, en los presupuestos y en las facturas.
2. Cumplimiento del acuerdo: todas las partes deben cumplir con lo acordado, para evitar problemas comerciales o devoluciones que demoren los pagos.
3. Facturación: es necesario rellenar todos los datos obligatorios y cumplir con el reglamento establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
4. Envío: existen unos plazos legales máximos para emitir la factura; en cualquier caso, lo mejor es hacerlo cuanto antes, para evitar retrasos innecesarios. En la actualidad, el método más rápido es la factura electrónica o la digitalización del documento y su envío por email.
5. Organización: debes organizar los cobros pendientes según su prioridad en función del volumen, clientes o fecha de vencimiento; es decir, debes gestionar aquello que corre prisa primero.
6. Seguimiento: es importante que revises, de forma periódica, las facturas pendientes de cobro; de este modo, comprobarás su estado, fecha de vencimiento, retrasos o circunstancias especiales.
7. Vencimiento: debes tener en cuenta la fecha de vencimiento, para evitar la morosidad; también es importante que sepas que los pagos que vencen en períodos vacacionales suelen retrasarse.

Ventajas de gestionar los cobros y pagos de tu compañía

Gestionar los cobros y pagos de tu empresa es muy importante para tener unas cuentas saneadas y garantizar que tu negocio funciona correctamente. Los programas de facturación son muy recomendables porque se encargan de sumar los datos y emiten alarmas cuando se acerca la fecha de vencimiento.

También es muy recomendable que lleves una numeración de las facturas, para recibir los impagos y mantenerlas ordenadas.

Consejos para gestionar las facturas de tu empresa

A continuación te traemos algunos consejos que te ayudarán a gestionar las facturas de tu empresa:

• Realiza un organigrama de facturación: incluye cuándo tienes que comenzar a recibir los pagos según el volumen de cada cliente; es decir, no es lo mismo un pequeño trabajo que un proyecto de grandes dimensiones. Una buena idea es enviar tus facturas un día determinado, por ejemplo a principios de semana; de esta forma, se crea un hábito y los clientes te pagarán con más rapidez.
• Variedad de métodos de pago: si facilitas el pago de tus facturas tus clientes las abonarán antes; para ello, además de las transferencias habituales, una buena idea es el uso de monederos electrónicos.
• Simplifica tus facturas: lo mejor es que en ellas solo aparezcan los datos imprescindibles según la legislación vigente; además, tienen que tener un diseño atractivo. También es recomendable que, si ofreces métodos de pago más desconocidos (como los monederos electrónicos) pongas en el reverso una pequeña guía de uso.
• Descuentos por pago rápido: si tienes necesidad de dinero en efectivo, puedes ofrecer un descuento adicional, de entre un 5 y un 10%, si la factura se abona antes de cierto período de tiempo.
• Cargos por retrasos: puedes poner una cláusula en la que se especifique que, si la factura se paga después de un período determinado de tiempo, habrá un recargo adicional; de esta forma, evitas las esperas durante semanas o meses.
• Apuesta por un gestor especializado: si la facturación te quita demasiado tiempo o te estresa, lo mejor es que apuestes por un profesional, como los que puedes encontrar en nuestra asesoría online, para que se encargue de estas tareas.
• Últimas tecnologías: existen programas de facturación que, en unos minutos, ayudan a gestionar las facturas y enviar recordatorios automáticos para las facturas pendientes.
• Vigila las fechas: las vacaciones de verano, Navidad y Semana Santa, así como los puentes largos, suelen ser las fechas más complicadas para recibir el pago de las facturas; esto lo debes tener en cuenta para evitar retrasos innecesarios.
• Ten los libros contables siempre al día: en ellos se registran todos los ingresos y gastos de las facturas emitidas y recibidas. Su gestión es imprescindible para garantizar una correcta presentación de las declaraciones trimestrales y anuales de los impuestos.

Ahora que ya sabes cómo gestionar las facturas de tu empresa de forma eficiente, ¿a qué esperas para comenzar a organizar todo el proceso de facturación de tu compañía?