C贸mo crear un cuadrante de trabajo [plantilla gratuita descargable]

Tiempo de lectura: 7 minutos
cuadrante de trabajo

Un cuadrante de trabajo, m谩s que una recomendaci贸n para mejorar, es algo indispensable para ciertos sectores. Comunidades como las residencias o la hosteler铆a lo necesitan para poder cumplir su actividad. En una tabla de cuadrante horario se recogen los diversos turnos del empleado con una prioridad determinada.  

Los cuadrantes de trabajo deben cumplirse de forma estricta, exceptuando cambios de 煤ltima hora. De esta forma, el empresario sabe que tiene todos los turnos cubiertos y que los ha organizado cumpliendo con las jornadas correspondientes. Adem谩s, los trabajadores pueden conocer sus horarios con la suficiente antelaci贸n para organizar tanto su vida laboral como la personal.

Para garantizar su efectividad, los cuadrantes deber谩n cumplir con unos requerimientos m铆nimos relacionados con el contenido y con unos requisitos legales laborales.

Tener un control del horario del trabajador es necesario en cualquier equipo. Por consiguiente, la creaci贸n de cuadrantes de trabajo es una de las tareas m谩s importantes de los responsables de RRHH.

A d铆a de hoy, los cuadrantes horarios se han convertido en una herramienta esencial para mejorar el control horario de los empleados y la productividad de la empresa. Por ese motivo queremos ayudarte y es por ello que hemos dise帽ado con Excel una plantilla de un cuadrante de trabajo sencilla y descargable.

La importancia del cuadrante de trabajo

La organizaci贸n del trabajo es fundamental para que una empresa funcione. Permiten conocer los d铆as laborables, las vacaciones y las bajas de los empleados de forma clara y visual.

Tambi茅n es imprescindible para saber la cantidad de empleados que trabajar谩n cada turno o conocer las personas que se implicar谩n en cierto proyecto. En definitiva, se elaboran con el objetivo de que los trabajadores tengan claro su horario.

M谩s all谩 de la organizaci贸n, los cuadrantes de trabajo tambi茅n sirven para informar a los superiores. Con este pueden saber con qui茅n pueden contar en cada momento del d铆a.

Aumentar la satisfacci贸n del empleado es otro motivo importante por el que crear cuadrantes horarios. Con ellos obtienen un mayor control de lo que ocurre en la empresa y pueden gestionar su vida laboral sin que afecte a su vida personal.

Gracias al uso de las nuevas tecnolog铆as es posible mantener los cuadrantes digitalizados y en la nube. Esto permite comunicar de forma instant谩nea cualquier cambio.

驴Es obligatorio disponer de un cuadrante horario?

Es cierto que existe una ley que habla sobre el cuadrante horario y su obligatoriedad dentro de la empresa. Pero tambi茅n es necesario recordar que no se modifica desde el a帽o 1980 y por lo tanto se est谩 quedando obsoleta.

Actualmente el art铆culo 34.6 del Estatuto de los trabajadores indica que las empresas tienen la obligaci贸n de elaborar un calendario laboral y que este se encuentre disponible para todos.

El problema que presenta esta Ley es el uso gen茅rico del concepto calendario laboral y por lo tanto saber si realmente es necesario un cuadrante a nivel legal. Aun as铆, existen convenios colectivos en los que s铆 se especifica la necesidad de elaborar cuadrantes de trabajo completos y detallados.

Por otro lado, desde el a帽o 2019 es obligatorio el registro de la jornada de los trabajadores. En este caso, un cuadrante de trabajo resulta una herramienta 煤til e incluso imprescindible para comparar el fichaje real y los horarios cumplidos.

C贸mo organizar las horas de una jornada laboral en un cuadrante de trabajo

El m谩ximo de horas al d铆a est谩 fijado en 9, pero los convenios sectoriales y empresariales tienen la libertad de modificarlo. Como m铆nimo se debe descansar un d铆a y medio ininterrumpido por semana, existiendo la posibilidad de acumularlos hasta un periodo m谩ximo de 14 d铆as.

En todas las jornadas de m谩s de 6 horas es obligatorio realizar un descanso al menos de 15 minutos. Entre el fin de una jornada y el comienzo de otra deben transcurrir al menos en el cuadrante de turnos 12 horas, pero en caso de que sean rotativos, pueden ser de 7.

Por otro lado, si hablamos de turnos rotativos, estos si tienen que cumplir unos m铆nimos legales. Las empresas deben tener en cuenta la rotaci贸n y respetar los tiempos necesarios entre turnos.

Tambi茅n debe ser consciente de que turnos tienen sus empleados, ya que no pueden realizar dos semanas consecutivas los turnos de noche, excepto por voluntad del trabajador.

馃憠Aunque no sea obligatorio, realizar un cuadrante de trabajo completo asegura un buen funcionamiento de la empresa y facilita el registro horario de los empleados.

Cuadrantes de turnos de trabajo rotativos

Son muchas las empresas que cuentan con cuadrantes de turnos rotativos. Con estos controlan f谩cilmente quien ha trabajado de ma帽ana, tarde o noche. Este sistema se centra en mantener la producci贸n las 24 horas del d铆a y debe cumplirse al pie de la letra.聽

Por un lado, estos cuadrantes podemos calificarlos seg煤n las caracter铆sticas de los turnos rotativos y pueden ser dobles, que trabaja de ma帽ana y tarde, cubrir todos los turnos, ma帽ana tarde y noche o los de rotaci贸n natural donde se combinan todas las horas del d铆a.

Por otro lado, tenemos los tipos o patrones de trabajo rotativo que se pueden trasladar a los cuadrantes de turnos. El m谩s habitual en los turnos de ma帽ana y tarde son el 5X2. Otros contemplan trabajar 6 d铆as y descansar 2 (6×2) o 10 horas repartidas en 4 d铆as y librar 3 (4×3).

Pero con tantos requisitos legales y variables aplicadas por empresas u organizaciones, establecer este tipo de horarios puede ser una tarea complicada. Es por eso que existen programas destinados a ayudar a los departamentos de RRHH para organizarlos y facilitarles la labor.

Sobre el turno rotativo, en tugesto podr谩s crear y modificar patrones de turnos de forma sencilla: solo deber谩s introducir los datos y preferencias. El empelado lo vera asignado en su calendario del portal del empleado. El resultado: una comunicaci贸n fluida y r谩pida.

Qu茅 partes conforman una plantilla de cuadrante de trabajo

Es imprescindible programar los turnos de los empleados ya que es una parte fundamental de la planificaci贸n estrat茅gica de una empresa. Cometer un error podr铆a disminuir la producci贸n y es por ello que el departamento de recursos humanos debe garantizar que la cantidad de trabajadores que acuden sea el correcto.

A ello se le suman, la falta de control de absentismos, las horas no contabilizadas a final de a帽o, la comunicaci贸n entre trabajadores. Pero posiblemente, el tiempo que se invierte en planificar los turnos y la falta de centralizaci贸n de la informaci贸n sean de los problemas m谩s frecuentes a los que se enfrenten los managers de recursos humanos.

En Excel tenemos la posibilidad de generar cuadrantes de trabajo en blanco para rellenar con la ventaja de que puedes adaptarla y personalizarla en funci贸n de las necesidades de la empresa. Los datos que obtendr谩s en este documento son muy valiosos, ya que forman parte del control horario obligatorio de los trabajadores.

驴Cu谩ntas personas van a ser imprescindibles en cada turno? Este es un dato que las empresas deben tener claro para distribuir los horarios adecuadamente.

En dicha platilla tendr谩n que ser visibles semanalmente o mensualmente los siguientes datos:

Para elaborarlo, es imprescindible tener en cuenta las necesidades del personal por turno, la disponibilidad horaria y la conciliaci贸n familiar del empleado. A esto se le debe sumar el cumplimiento de los requisitos legales y la posibilidad de a帽adir un valor diferencial con la toma de decisiones para fidelizar al trabajador.

Desc谩rgate la plantilla de cuadrante de trabajo gratis

En tugesto hemos dise帽ado con Excel una versi贸n descargable de una plantilla de turnos de trabajo totalmente gratuita. Nuestro objetivo es simplificar y facilitar la programaci贸n de turnos laborales.

En esta, como podr谩s ver, se recopila la jornada laboral completa de los trabajadores. Cada hora trabajada se registrar谩 en la parrilla y estas se sumar谩 al total de forma autom谩tica. Tambi茅n se contempla el caso de las bajas, que deber谩 indicarse con una X y no sumar谩 valor ninguno a la columna del total.

Aun as铆, sabemos que esta soluci贸n no es la m谩s pr谩ctica ya que se invierte mucho tiempo y existe la posibilidad de cometer errores. Para evitarlo, te recomendamos hacer uso de un software especializado como nuestro software completo de recursos humanos.聽

隆Disfr煤tala!

Beneficios y desventajas de utilizar una plantilla de Excel

La necesidad de incorporar un cuadrante de trabajo en las empresas es un hecho. Pero, 驴se puede hacer f谩cilmente con una plantilla de Excel? A continuaci贸n, te contamos que beneficios y desventajas tiene utilizar una plantilla de Excel.

Los beneficios del uso de una plantilla de Excel son los siguientes:

  • Se cuenta con la posibilidad de poder personalizarla.
  • Se puede organizar a los empleados en grupos.
  • Facilita la gesti贸n de los turnos con el horario ma帽ana y noche.
  • El envi贸 de los cuadrantes se puede realizar por email.

Aun as铆, si los turnos programados presentan alg煤n tipo de cambio, se deber谩 acudir a la plantilla, rellenarla y enviarla de nuevo. Otras desventajas ser铆an:

  • Cambio de turnos a 煤ltima hora sin poder notificarlo por incompatibilidad de horarios.
  • Restructurar la plantilla debido a ausencias por bajas y permisos.
  • Trasladar las vacaciones a la plantilla de forma manual.
  • Reflejar las horas extraordinarias.
  • Inversi贸n de tiempo elevado y posibilidad de cometer errores.

Para optimizar tu tiempo y aseg煤rate de que no se cometen errores, lo mejor es automatizar esta tarea mediante el uso de software de gesti贸n de turnos como el de tugesto.

Programas para hacer cuadrantes de turnos de trabajo

Como ya hemos visto el sistema de turnos rotativo es inevitable para algunas empresas y para realizar la distribuci贸n de turnos, es necesario cumplir con los requisitos legales. Asignar los d铆as libres, planificar la cantidad de trabajadores por turno, entre otros, se gestiona de una forma m谩s optima y correcta con el uso de programas. 

Por lo tanto, realizar un cuadrante horario puede resultar mucho m谩s sencillo si utilizamos un programa de gesti贸n de turnos como el de聽tugesto. Nuestro software dispone de las herramientas necesarias para que las empresas simplifiquen la gesti贸n de los horarios de su plantilla y organizar la jornada sin errores.

Cada empleado contar谩 con un acceso al horario establecido desde su ordenador o m贸vil. Adem谩s, cualquier cambio que se realice, el trabajador lo recibir谩 al instante.

Y no solo eso, sino que el programa tambi茅n recalcula las horas de trabajos o cambia los horarios de forma autom谩tica dependiendo de las vacaciones, festivos y otros aspectos que deban reflejarse en un cuadrante de trabajo.

Ventajas de adquirir un programa de gesti贸n de turnos

Estos son puntos a tener en cuenta para la contrataci贸n de un software de gesti贸n de turnos:

  • Posibilidad de visualizar el horario en cualquier dispositivo con opci贸n de fichar.
  • Realizar cambios en cualquier momento, adaptando de forma autom谩tica los nuevos turnos.
  • Actualizaciones continuas y adaptabilidad inmediata a los cambios legales.
  • Soporte t茅cnico para solucionar cualquier problema.
  • Optimizaci贸n del tiempo, recursos y dinero. 

馃挕El cuadrante de trabajo de tugesto apuesta por la comunicaci贸n entre la empresa y los trabajadores a la vez que se actualiza para cumplir con la normativa laboral. Aumenta la productividad y centraliza la gesti贸n. Las notificaciones de los cambios realizados son instant谩neas y se pueden consultar desde cualquier dispositivo.

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