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Administración de procesos y datos en Recursos Humanos

Laboral

Si eres responsable de RRHH, es muy probable que el estrés del día a día laboral te pueda llegar a afectar negativamente. Intentar manejar decenas, si no cientos, de correos electrónicos diarios y supervisar la avalancha de trabajo administrativo, puede ser abrumador y llegar a ralentizar la agilidad y la eficiencia de tu desempeño.

Cuando eres el encargado de gestionar el bienestar del resto del personal, puede resultar demasiado fácil descuidar tus propias necesidades. Por eso, es importante tomar medidas rápidas y efectivas. Entonces, ¿cómo puedes reducir de forma significativa la carga de trabajo a la que te enfrentas cada jornada como gerente de RRHH?

Una de las formas más sencillas es invertir en un buen software de recursos humanos. Y es aquí donde entra en juego el concepto de SaaS.

Saas, ¿Qué es? El Software As A Service

El sistema SaaS es un software de gestión de recursos humanos alojado en la nube que permite conectarse a aplicaciones y a datos desde cualquier dispositivo conectado a la red

Se trata de un software en continuo crecimiento y que se ha convertido en imprescindible para las empresas en los últimos tiempos. Una encuesta reciente de ISG a 260 compañías de todo el mundo reveló que el 46% de las organizaciones utilizan una plataforma de software SaaS. Y mirando hacia el futuro, la misma investigación encontró que el 57% de las empresas esperan invertir en un SaaS en un futuro próximo. 

¿Para qué sirve un SaaS en materia de Recursos Humanos – RRHH?

Los softwares de RRHH permiten digitalizar y mecanizar todas tus gestiones.  Ayuda a ahorrar tiempo, a impedir errores humanos, a facilitar muchos trámites y a optimizar la seguridad y la comunicación de la empresa. En definitiva, son programas que hacen más fácil el trabajo de los responsables de RRHH, y así poder estar más centrados en la gestión de las personas en lugar de perder el tiempo en la gestión de números y papeleos.

Diferencias entre Excel, Cloud Computing y un SAAS. ¿Cuál debo elegir?

¿Son Cloud Computing y SaaS lo mismo? ¿Acaso no utilizan la misma tecnología? El trabajo es sencillo con Excel, ¿por qué debería cambiar? 

Si te has hecho algunas de estas preguntas, te invitamos a echar un vistazo al siguiente análisis, donde veremos algunos aspectos clave que te pueden ayudar a decidirte por la mejor tecnología para tu negocio.

Funciones

Mientras que el Cloud Computing es una arquitectura de redes preparada para funcionar como plataforma que se encarga del almacenamiento de los datos, el SaaS está diseñado para organizar y administrar esos datos en cualquier tipo de formato, ya sea en aplicaciones, documentos, archivos, programas, entre otros. 

El Excel, por su parte, se trata de una hoja de cálculo que nos permite trabajar con información que podemos analizar y generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas dinámicas.

Eficiencia y agilidad

El Cloud Computing está alojado en las instalaciones del proveedor, con todo el mantenimiento, las correcciones y las actualizaciones administradas por él, lo que supone un ahorro en cuanto a tiempo y costes. 

Las diferencias entre SaaS y Excel son notables. El SaaS sirve como una plataforma común que proporciona a todos los miembros datos precisos y actualizados. Ya sea que se trate de generar informes, comprender los patrones de asistencia o realizar un seguimiento del desempeño de los empleados, el software de recursos humanos garantiza que todos estén en sintonía y pone la información importante al alcance de la gerencia.

El Excel, mientras tanto, tiene serios problemas para destacar en este apartado. Los datos generalmente se  comparten por correo electrónico, un método susceptible de múltiples versiones, nombres inconsistentes e incluso entradas de datos incorrectas. Además, las hojas de cálculo pueden volverse muy personalizadas y lo que tiene sentido para un usuario, puede resultar incomprensible para otro. En conclusión, el Excel se queda muy atrasado frente a la eficiencia y la agilidad del SaaS.

Disponibilidad

A menos que uses Excel Online, necesitarás un ordenador donde tengas instalado el software. Además de tus archivos, por supuesto, ya que sin ellos estás perdido. Sí, es posible que alguien de la oficina pueda enviártelos, pero ¿usáis la misma versión? ¿Y recordará reemplazarlo con una nueva copia una vez que te lo envíe de regreso? Y eso por no mencionar la poca seguridad para los datos.

La disponibilidad, en cambio, es la esencia de un servicio SaaS, ya que todo lo que necesitas para acceder a ella es un navegador y una conexión a Internet. Está disponible en una amplia gama de dispositivos y desde cualquier parte del mundo, lo que hace que SaaS sea más accesible que los tradicionales softwares empresariales. 

Y en cuanto a la seguridad, los datos están protegidos al suministrar usuarios únicos y permisos para que los empleados puedan acceder de forma exclusiva a sus documentos.

Por último, el Cloud Computing tiene también aquí uno de sus puntos fuertes, puesto que funciona de manera similar al SaaS, ofreciendo al usuario la posibilidad de poder acceder a sus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

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Riesgos al no utilizar un servicio en la nube tipo SaaS

Las empresas se están viendo obligadas a actuar a un ritmo vertiginoso en el desarrollo de sus servicios digitales. Cualquiera que quiera mantenerse actualizado y, por tanto, ser competitivo, necesita soluciones nuevas y fáciles de implementar de forma regular.

A la vez que aumenta el número de empleados, las empresas también tienen que dedicar mucho tiempo a configurar, administrar, actualizar y proteger las aplicaciones y programas necesarios para realizar su trabajo.

Y es aquí donde radica el quid de la cuestión, ya que las soluciones tradicionales han quedado obsoletas para los nuevos problemas y ya no se ajustan a las necesidades que presentan las empresas de hoy.

Las organizaciones actuales necesitan una herramienta que proporcione un alivio notable a toda esa vorágine de trabajo administrativo con el lidian cada jornada, y que les permita realizar sus tareas de forma eficiente y sin necesidad de invertir una gran cantidad de recursos propios.  

Y es éste y no otro, el objetivo principal del software como servicio.

Los principales desafíos de RRHH y sus soluciones con un SaaS a medida

A medida que tu negocio crece, los procesos de recursos humanos se vuelven cada vez más desafiantes y comienzan a aparecer todo tipo de dificultades. El personal de RRHH tiene tantas responsabilidades y supervisa tantas tareas, que necesita la ayuda de un software complementario para automatizar muchos de estos procesos repetitivos.  

Es por ello que el software como servicio surgió para hacer frente a todos estos desafíos y hacerle la vida más fácil a los empleados. Analicemos todos los beneficios que tendrán a su disposición los encargados de recursos humanos al implementar nuestro SaaS. 

 

 

No más papeleos ni archivadores

Olvídate de utilizar grandes archivadores para almacenar los registros de todos tus empleados y centraliza tu gestión en una única herramienta de recursos humanos. Con el SaaS de Recursos Humanos de tugesto, podrás guardar toda esa información de forma segura. Solo te llevará unos segundos encontrar lo que buscas, en lugar de perder el tiempo entre millones de registros impresos en papel. 

Ahorro de costes

Nuestro software de gestión de recursos humanos se implementa como un servicio, sin necesidad de adquirir una gran infraestructura.

Está funcionalidad permitirá que tu equipo pueda dedicarse a tareas más importantes y urgentes, en lugar de estar pendiente de actualizar y mantener un sistema interno.

Simplifica la gestión de vacaciones y ausencias en tu empresa

Evita el desorden de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y el papeleo gestionando las vacaciones y las ausencias de forma online. Nuestro software te ofrece un sistema intuitivo y seguro en la nube con el que podrás mejorar de forma eficaz tu gestión

Te ofrecemos la posibilidad de gestionar todo tipo de ausencias, crear reglas de vacaciones de forma cómoda y comunicarte directamente con el portal del empleado, una herramienta que permite al trabajador acceder a golpe de click a todo tipo de trámites: consulta y descarga de nóminas, solicitud de los días de vacaciones, consultar toda su documentación en materia laboral o realizar el registro horario de la jornada laboral obligatoria.

Mejora la comunicación de la empresa 

En la era digital, en la que los canales sociales permiten interacciones a una velocidad nunca antes conocida, la comunicación corporativa adquiere un peso mucho más trascendental. 

Nuestro software en la nube te ayudará a que la comunicación de cada uno de los miembros de la organización sea fluida y a mejorar la productividad

Como encargado de RRHH, dispondrás de una plataforma con la que podrás generar nóminas con un solo clic, recoger el registro horario de los empleados o crear un organigrama empresarial más claro para que todos los miembros de la empresa lo conozcan y tengan acceso sin perder comunicaciones. Además, también te da la posibilidad de comunicarte con ellos con una sencilla configuración. 

Y no solo te permitirá mejorar la eficacia de la comunicación interna, sino que también facilitará la comunicación directa con las administraciones públicas. Podrás dar de alta y baja a tus trabajadores en la Seguridad Social incluso en fines de semana y festivos. 

Gestión de nóminas y salarios

Otro de los puntos fuertes de esta plataforma es la gestión de todo el proceso de nóminas y ficheros de bases como seguros sociales, lo cual supone para la empresa una importante liberación de trabajo. 

Ponemos a tu disposición un dashboard con el que tendrás control absoluto en la generación y envío de nóminas individualizadas (notificando a los trabajadores para que se las puedan descargar), además del seguimiento de la jornada o el cálculo de todos los gastos, dietas y hasta la presentación de impuestos. 

Con el SaaS de tugesto conseguirás simplificar ciertas tareas como la gestión de finiquitos o la inclusión de las pagas extra para que dediques ese tiempo a otras tareas.  

Deja que nuestro software se encargue de los aspectos burocráticos para que, como profesional de RRHH, puedas centrarte en tu trabajo.

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