Cómo hacer una nómina paso a paso [Plantilla descargable]

Tiempo de lectura: 5 minutos
Aprende a confeccionar la nómina de tus empleados. ¡Con el escritorio de tugesto las nóminas se generan con un solo clic!

Saber hacer una nómina es una de las tareas más importantes dentro de una empresa. Evitar posibles errores es fundamental para no recibir sanciones de la Administración y mantener a los empleados satisfechos.

Actualmente, hay una gran diversidad de herramientas que automatizan este tipo de tareas que, aunque suelen ser bastante mecánicas, pueden resultar tediosas. Es el caso del módulo laboral de tugesto, donde podrás gestionar nóminas, turnos, ausencias y vacaciones del equipo, contratos y portal del empleado.

Tanto si eres un autónomo con personas a tu cargo, una pyme o una gran empresa o formas parte del departamento de recursos humanos de una empresa, esta información te interesa.

Este post contiene una plantilla excel de una nómina que te podrás descargar para utilizarla en tu día a día.

Pasos previos a tener en cuenta al hacer una nómina

Para crear una nómina, lo primero es elegir el sistema de gestión salarial adecuado. Esto significa considerar factores como las herramientas técnicas a utilizar o la relación con las finanzas, contabilidad o tributación de la empresa.

También hay que tener en cuenta las condiciones para evitar conflictos con los empleados. Debemos asegurarnos de que entiendan su nómina y establecer mecanismos para resolver las dudas que podrían tener.

Por otro lado, debemos recabar cierta información antes de la finalización de la nómina:

  • Registros de actividades y eventos que pueden afectar los salarios como incentivos por logros alcanzados. 
  • Pagas extras.
  • Obligaciones en cuanto a retención de impuestos y cotizaciones a la seguridad social. 
  • Información personal de los empleados que podría afectar a la nómina. 
  • Convenio colectivo de aplicación.
  • Bajas: paternidad, maternidad o médicas.
  • Grupo de cotización y categoría profesional.

Cómo hacer una nómina paso a paso

Una vez controlados los pasos previos, es momento de pasar a la acción y elaborar una nómina desde cero. A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso:

Esteban Escribano, asesor laboral de tugesto, te resume en 2 minutos cómo confeccionarla.

1. Categoría y grupo de cotización

En la parte superior, en el encabezado, suelen aparecen los datos personales y los datos de la empresa. Categoría se refiere al puesto de trabajo que ocupa el empleado. Mientras que el grupo de cotización es uno de los 11 grupos en los que la Tesorería General de la Seguridad Social clasifica a los trabajadores según su puesto y capacitación.

Existen esta serie de grupos de cotización:

  • Ingenieros y Licenciados.
  • Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados
  • Jefes Administrativos y de Taller
  • Ayudantes no titulados
  • Oficiales Administrativos
  • Subalternos
  • Auxiliares Administrativos
  • Oficiales de primera y segunda
  • Oficiales de tercera y especialistas
  • Peones
  • Trabajadores menores de 18 años, cualquiera que sea su categoría profesional

2. Fecha de antigüedad

En este apartado se debe indicar la fecha en la que el empleado inició su actividad en la empresa.

3. Mes de liquidación

Se refiere al mes al que corresponde la nómina y los días trabajados de ese mes.

4. Devengos

En esta sección es donde se distribuye el salario bruto del empleado. Aquí aparecen una serie de conceptos que dependen del convenio colectivo al que esté adscrito la empresa y los pactos individuales. Los devengos se dividen en percepciones salariales y no salariales:

  • Las percepciones salariales cotizan a la Seguridad Social. Es el salario, la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, salario base, plus convenio, incentivos, mejoras voluntarias… en general todos los pluses.
  • Las percepciones no salariales no cotizan a la Seguridad Social. Ejemplos de esto son las dietas, gastos de viaje, indemnizaciones, indemnización por fallecimiento, productos en especie concebidos voluntariamente por la empresa, percepciones de matrimonio, las prestaciones de la Seguridad Social por Incapacidad Temporal, etc.

5. Deducciones

Puede que esta parte sea una de las más complicadas de la nómina. Consiste en especificar las cantidades que se descontarán de los devengos o salario bruto quedando reflejado así el salario neto del empleado. Los diferentes tipos de deducción que existen son:

  • Aportación del trabajador a la Seguridad Social.
  • Anticipos
  • Embargos
  • Absentismo
  • Días de huelga
  • Valor de los productos en especie
  • IRPF (Impuesto sobre la renta de las personas físicas)

6. Líquido a percibir

Una vez hechas las deducciones se obtiene el líquido a percibir. Es decir, la cantidad de dinero que cobrará el trabajador.

7. Pie de la nómina

Por último, desde mayo de 2015 en todo pie de nómina debe aparece la siguiente información:

  • Las Bases de cotización a la Seguridad Social por contingencia comunes y por accidente de trabajo (las cuales incluyen el prorrateo de pagas extraordinarias). La Base de cotización es la suma de todos los conceptos salariales del punto 4.1 más el prorrateo de paga extra. 
    • Las Base de Contingencias Comunes es la base por la cual cotizamos a la Seguridad Social, y de ella se saca el cálculo para cobrar en caso de Incapacidad Temporal por enfermedad común y accidente NO laboral.
    • La Base de Contingencias Profesionales, es la base por la cual cotizamos por accidente de trabajo y enfermedad profesional. Desempleo, formación profesional y FOGASA (Fondo de Garantía Salarial)
    • Base de sujeta a IRPF.
  • La base de retenciones del IRPF.
  • La aportación de la empresa.

Y con toda esta información, esperamos que este post sirva de ayuda a la hora de hacer una nómina paso a paso. Pero, si lo que quieres realmente es que esta tarea te resulte todavía más sencilla y rápida, te recomendamos utilizar el módulo laboral de tugesto en el que podrás realizar las nóminas de los empleados en un solo clic. Te lo explicamos a continuación.

Descarga gratis la plantilla más completa para crear una nómina

En tugesto hemos creado este plantilla Excel con un modelo de nómina estándar para que puedas utilizarla como base para realizar las nóminas de tus empleados.

Es una versión que te permite simplificar la tediosa tarea de creación y gestión de nóminas y te ayuda a evitar cualquier posible error.

Realizada por nuestros asesores laborales con mucho mimo para que te sea útil en tu día a día.

Genera las nóminas en un solo clic con tugesto

Como ves, hacer una nómina no es un trabajo sencillo, puesto que hay que confeccionar varios apartados y algunos de los conceptos técnicos pueden resultar complejos.

Tanto si te ocupas tú mismo de hacer la nómina de tus empleados como si tienes contratado un departamento de Recursos Humanos o formas parte de él, te recomendamos el módulo laboral de tugesto donde las nóminas de los empleados se generan con un solo clic. ¿Cómo es posible?

Gracias a la automatización de nuestra plataforma Fintech, una vez que has volcado los datos de tus empleados, tendrás sus nóminas en cuestión de segundos todos los meses con tan solo dándole clic a ‘generar’.

Una vez automatizado el proceso de creación de nóminas, la empresa o el departamento de recursos humanos podrá aumentar su productividad en otras gestiones dado el ahorro de tiempo y esfuerzo que esto supone. Empieza ya a disfrutar de la elaboración de nóminas de forma sencilla y rápida.

33 comentarios

    1. Buenas tardes Luna, estamos encantadas de que la información te sea útil. Gracias por tu comentario, ¡un saludo!

  1. Buenas tardes, desde noviembre tengo un contrato en prácticas como administrativa a 35 horas semanales. Las nóminas de enero y marzo han sido por un importe inferior al resto.
    Explico: el total devengado de mi nómina es 755€ y con ese importe han hecho los cálculos de IRPF y deducciones y aportaciones a seguridad social. Pero en enero usaron como base 842,71€ y en marzo 780,67€ siendo el resto de la nómina exactamente igual a las anteriores, es decir, todos los devengos indicados exactamente iguales y el total devengado también igual, 755€.
    ¿No debería realizarse siempre el cálculo sobre el total devengado (en este caso 755)? No entiendo la diferencia para realizar los cálculos ni de dónde sale.
    Las nóminas nos las mandan desde la asesoría y mi jefa no entiende del tema y al subir el importe devengado también le perjudica a ella pues aumenta su aportación a la SS. Hemos preguntado al respecto pero no hemos obtenido respuesta.
    Gracias de antemano.
    Un saludo.

    1. Se me olvidó indicar que para el cálculo del líquido a percibir siempre resta las deducciones a los 755€ del total devengado, independientemente de la base con la que hayan calculado mis aportaciones. Es decir que aunque hagan el calculo de Contigencias comunes, desempleo y FP con los 842,71€ de enero por ejemplo, después el importe resultante se lo restan a 755€.
      Espero haberme explicado correctamente.
      Un saludo y gracias de nuevo.

      1. Hola Yolando. Gracias por confiar en tugesto.
        La base de cotización a la Seguridad Social es la suma de los conceptos salariales más el prorrateo de pagas extraordinarias. No entendemos por qué te varía la base de cotización si el total devengado es el mismo en todas las nóminas. Tu empresa deberá pedir explicaciones a la asesoría que ha confeccionado las nóminas.
        Esperamos haberte ayudado. Saludos,

  2. Hola!
    Soy la administradora de una empresa y por primera vez me voy a pagar una nómina. La empresa pagará mi SS,`pero puesto que soy administradora tendré que considerarlo una remuneración en especie, no? .Si es así tendría que incluirlo en la base para hacer la retención del IRPF sobre ello también?
    Muchas gracias de antemano

    1. Hola Carmen. Gracias por confiar en tugesto.
      Por lo que entendemos estás dada de alta en la empresa como administradora y en el Régimen General Asimilado, por lo que no debes incluir en la nómina el coste de la Seguridad Social como especie. Por otro lado, si no es así y estás dada de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos y la empresa te paga la cuota, si deberías incluirla en la nómina como rendimiento en especie.
      Esperamos haberte ayudado. Saludos,

  3. Saludos y gracias anticipadas por vuestra labor.
    Soy empleada de hogar de jornada completa con contrato donde figura salario mínimo interprofesional. Siempre me han pagado en mano y la cantidad real es algo superior. Ahora quieren pagarme mediante el banco haciendo los ingresos en concepto de nómina. Sé que la base de cotización que ellos han puesto en la seguridad social es la correspondiente al salario mínimo pero ahora me pagarán por banco y es más cantidad.
    ¿Qué problemas pueden surgir? ¿Puedo tener yo problemas con la Seg. Social o Hacienda? ¿Tengo yo que hacer algo?
    Muchas gracias.

    1. Hola Ana. Gracias por confiar en tugesto.
      En realidad los problemas los tendría tu empleadora, ya que te está pagando más de lo que figura en la nómina. Tú no tendrás ningún problema con la Seguridad Social. Y en Hacienda no deberías tenerlo tampoco. Como te he dicho el problema es de tu empleado/a porque no te cotiza la realidad de lo que cobras.
      Esperamos haberte ayudado. Saludos,

  4. Hola! Una pregunta. Las dietas ya son cotizables desde el año 2014, no? Es que habláis de que van en la parte no cotizables. Gracias. Un saludo.

    1. Hola Palma. Gracias por confiar en tugesto.
      Las dietas y kilometraje quedan exentos de cotización a la Seguridad Social, es decir, que los gastos de Locomoción, Manutención y Estancia, se consideran Percepciones Extra Salariales porque su finalidad es compensar al trabajador de un gasto realizado por el desarrollo de su actividad laboral.
      Esperamos haberte ayudado. Saludos,

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