- La irrupción del COVID-19 ha obligado a muchas compañías a reinventarse para adaptar su funcionamiento al mundo digital.
- Para ello, contar con soluciones tecnológicas es el primer paso, sobre todo cuando hablamos de las operaciones financieras, en las que deben certificarse las autorizaciones con mecanismos seguros de identificación y firma.
En este post analizamos la certificación de autorizaciones en el teletrabajo, un recurso más necesario que nunca en un escenario de confinamiento obligado por la crisis del COVID-19. No obstante, un reciente estudio elaborado por Sage señala que el 67% de las pequeñas y medianas empresas considera que la falta de recursos que posibilitan el teletrabajo les afecta negativamente.
Por todo ello, y en un contexto en el que la tecnología se ha convertido en una necesidad cada vez más acusada por las empresas, la introducción de la firma digital se presenta como una solución, no solo de adaptación al entorno digital con seguridad en las redes, sino para autenticar y certificar autorizaciones.
Puestos remotos permanentes
Los últimas encuestas realizadas por Gartner revelan que el 74% de los directores financieros tiene la intención de trasladar, al menos, el 5% de su fuerza laboral a puestos remotos permanentes después del COVID-19.
Firma digital: la clave para una transacción segura
El mecanismo más utilizado por las empresas en el entorno online para acceder a sus sistemas informáticos es el nombre de usuario y contraseña. Pero resulta mucho más seguro combinar estos recursos con la firma digital como colofón. De esta forma, las certificaciones se generarán con rapidez y garantías.
Funcionamiento y objetivos
Un sistema de firma digital seguro pretende, por un lado, evitar la falsificación de cualquier documento; por otro, verificar que la firma del documento ha sido generada por la persona a quien representa.
En la comunicación electrónica, las firmas digitales ayudan al receptor a detectar cualquier cambio efectuado después de que el documento haya sido firmado.
Identificar al remitente
La firma electrónica es generada por una llave privada única que solo el usuario posee mediante técnicas criptográficas. Estas reúnen un conjunto de algoritmos de cifrado que protegen la información que solo deseamos que conozcan ciertas personas o entidades.
Evitar el repudio
Como dice la exposición de motivos de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrónica, esta constituye un “instrumento capaz de permitir una comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajes intercambiados a través de redes de telecomunicaciones, ofreciendo las bases para evitar el repudio”.
Cifrado de datos seguro
Las tecnologías basadas en sistemas seguros de cifrado, además de agilizar trámites con la Administración y otras entidades, están permitiendo a las empresas mantener viva su actividad.
La certificación de autorizaciones durante el estado de alarma
Por ejemplo, la certificación de autorizaciones de desplazamiento, a las que tanto se está recurriendo durante el estado de alarma, y en línea con lo recomendado por el Ministerio del Interior, puede emitirse de forma electrónica.
Con esta, tanto el empleado (solicitante del certificado) como el empresario (emisor de este) podrán justificar a las autoridades, vía electrónica, y sin necesidad de contacto físico, el desplazamiento laboral.
Protocolos básicos de introducción de nuevas tecnologías vinculadas al teletrabajo
Antes de detenernos a analizar los beneficios de las nuevas tecnologías para la certificación de autorizaciones, exponemos algunos protocolos básicos de introducción de nuevas tecnologías al teletrabajo.
Lógicamente, el primer paso hacia la digitalización es facilitar los medios técnicos necesarios a la plantilla, asegurando los diferentes equipos con contraseñas, antivirus y demás medidas de seguridad, así como informar al trabajador de las normas de protección de datos que ha de aplicar, para cumplir con el RGPD. A partir de aquí, otros protocolos básicos que deben llevarse a cabo en esta tarea son:
- Contar con redes wifi seguras.
- Disponer de una única plataforma centralizada para el desempeño del puesto.
- Utilizar redes privadas virtuales seguras (VPN) para que la conexión entre el portátil y el equipo de la oficina vaya cifrada.
- Eliminar documentos vinculados a la empresa en dispositivos externos.
Funcionalidades de las nuevas tecnologías para operaciones financieras seguras
Ya existen software e-treasury que permiten una seguridad completa del circuito de ficheros en operaciones financieras, que alivian la carga de trabajo y evitan errores, con las siguientes funcionalidades:
- Canal único, seguro y automático para la firma y envío de pagos y cobros a bancos.
- Control centralizado de toda la operativa de firmas y ficheros enviados en la organización.
- Generación de ficheros (por ERP y otros sistemas análogos), de transferencias, traspasos de tesorería, Cobros SDD, etc.
- Aplicación del workflow de firmas de la organización.
- Funciones de recepción de confirmaciones y devoluciones.
- Posibilidad de realizar sesiones con diferentes bancos y tipos de ficheros, así como transferencias sepa, pago de nóminas, etc., mediante un sistema único.
- Tratamiento de ficheros de confirming (en la nube), que tiene la misma consideración y validez que el On Premise (fuera de la nube).
- Funcionalidades de firma móvil.
El departamento financiero interactúa diariamente con clientes y bancos, recibiendo ficheros y órdenes de transacción por vía digital. Por ello, en tiempos de teletrabajo se hace imprescindible que las empresas cuenten con herramientas e-treasury, que controlan de forma centralizada todos los ficheros enviados, incluyendo la certificación de autorizaciones.
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