Cada vez es más habitual que, a la hora de realizar una transacción comercial internacional, primero se utilice una factura proforma; por eso, en este post te vamos a mostrar todo lo que debes saber sobre ella.
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento provisional que se entrega al cliente y donde se especifican los detalles de la futura actividad comercial que se va a llevar a cabo; en otras palabras, se incluye el precio base y los impuestos correspondientes según los servicios que se van a desarrollar.
Este documento no tiene el mismo valor que una factura ordinaria y lo que hace es declarar el compromiso del vendedor de proporcionar unos bienes y servicios específicos a un precio determinado.
¿Para qué sirve?
La única función que tiene es la de informar; por eso, la factura proforma no se contabiliza y no forma parte de la contabilidad de la empresa, por lo que no hay que declararla ni liquidarla, solamente sirve para informar y dejar constancia de las condiciones de venta de un producto o servicio a tus clientes.
De esta forma, si tiene un problema con un cliente, la factura proforma es el documento válido que acredita, legalmente, que ha habido algún indicio de actividad económica entre ambas partes.
¿Cuándo se utiliza?
Puedes utilizarla siempre que quieras informar a los clientes de los detalles de una transacción económica, aunque lo más habitual es emplearlas para declarar el valor de las mercancías en las aduanas.
A continuación te mostramos los casos en los que, con más frecuencia, se utilizan:
- Para justificar una operación que no ha finalizado: es decir, el cliente aún no ha recibido la mercancía y el proveedor no ha cobrado
- Para detallar las condiciones de venta
- Como oferta comercial
- Como comprobante del envío de muestras a posibles compradores
¿Qué validez legal tiene?
A la hora de comprobar la validez legal de una factura proforma es necesario analizar tres niveles:
- Contractual: no tiene validez como justificante de pago ni compromete al emisor a cumplir ningún acuerdo. Eso sí, si se lleva a cabo la transacción económica se deben respetar las condiciones durante el tiempo que se indique en la factura
- Contable: la factura proforma solo tiene validez informativa y no sirve como justificante
- Fiscal: nunca puede ser un documento fiscal válido para Hacienda, en caso de inspección o requerimiento, dado que las facturas proforma no se contabilizan
¿Qué debe incluir?
Para saber cómo hacer una factura proforma, lo primero que necesitas es saber qué datos debes incluir y cuáles no. Lo más habitual es añadir los mismos campos que para una factura convencional, aunque especificando que se trata de una proforma en el encabezado.
Además, puedes incluir una numeración para controlar todas las facturas proforma emitidas, aunque normalmente no suele hacerse porque no puedes numerarlas como facturas comerciales.
¿Qué información contiene?
Lo más habitual es utilizar una factura convencional como ejemplo de plantilla de tu factura proforma. A continuación te mostramos la información que se suele añadir:
- Cabecero especificando que es una factura proforma
- Fecha de emisión
- Identificación del proveedor: NIF (Número de Identificación Fiscal), nombre comercial, razón social, datos de contacto y dirección
- Datos del destinatario: lo mismo que en el caso del proveedor
- Descripción de los productos/servicios
- Base imponible
- Cuota de IVA o IRPF
- Precio total
- Divisa empleada en la operación
- Otra información que pueda ser necesario o relevante
¿Llevan IVA?
Cómo has podido comprobar, la cuota de IVA aparece en la plantilla de una factura proforma; aun así, a nivel fiscal y contable no tiene ninguna validez y, por ello, no posee ninguna función tributaria.
Cómo enviar facturas proforma
La utilización de facturas proforma es muy habitual a la hora de realizar transacciones comerciales internacionales. En estos casos, la mayoría de softwares de facturación disponen de la opción de crear una factura proforma y enviarla por email; también puedes descargarla en PDF y enviarla por otro medio de comunicación si lo deseas.
En el caso de que el cliente acepte las condiciones de la factura proforma, el proveedor puede convertirla en una convencional y emitirla para que el cliente realice el pago posterior.
Factura proforma o presupuesto: diferencias
Aunque la función de un presupuesto y de una factura proforma es la misma, informar al cliente durante la negociación, existen diferencias entre ambos documentos.
Lo más habitual es que el cliente reciba un presupuesto cuando solicita información sobre un determinado producto o servicio; en este documento, se especifica el precio y la propuesta comercial de la empresa.
En el caso de que el cliente acepte el presupuesto y el comprador desea obtener más detalles de la parte económica, lo que se haría sería enviar la factura proforma; si no lo requiere, no es necesario enviar este segundo documento. En otras palabras, el proceso de compra/venta sería el siguiente:
- Presupuesto
- Factura proforma: si la solicita el cliente
- Ejecución de la transacción económica
- Factura
¿Y entre una factura comercial y una proforma?
A la hora de observar una factura comercial y una proforma podemos ver que son muy similares, aunque no tienen nada que ver. La principal diferencia es que la factura convencional tiene validez fiscal y contable y no se puede modificar; por su parte, la proforma no tiene validez legal y puede modificarse.
En cualquier caso, debes saber que una factura proforma nunca debe sustituir a una comercial, podría decirse que es un borrador de la misma; por ello, si el cliente acepta el contenido del documento proforma, el proveedor lo que tiene que hacer es convertirla en una ordinaria.
En definitiva, la proforma suele utilizarse en las transacciones comerciales internacionales aunque solo tiene validez informativa. Por ello, si tu cliente te solicita más información sobre la parte económica de una compra/venta lo mejor es que le envíes una factura proforma.
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