Autónomos y empresas se encuentran, prácticamente a diario, en la situación de tener que enviar facturas a sus clientes.
Una tarea que, pese a parecer sencilla, puede resultar una molestia en cuanto a tener que adjuntar archivos y hacerlo en diversos formatos, ya que cabe la posibilidad que el receptor de los mismos no pueda abrirlos.
Por eso, y porque nuestra intención es ponerte siempre las cosas más fáciles, con nuestra aplicación Tufactura puedes enviar tus facturas y presupuestos de una forma muy sencilla.
En el post de hoy te contamos los sencillos pasos que has de seguir para enviar tus facturas con nuestra herramienta.
Cómo enviar facturas
Como ya hemos comentado la mayoría de los profesionales libres necesitan enviar facturas a sus clientes.
Medios para llevar a cabo estos envíos siempre han existido, desde el propio correo ordinario o el fax, pasando por la entrega física en persona, hasta la llegada de los medios electrónicos, y con ellos el email, que es el método más utilizado en la actualidad.
Pese al enorme avance que ha supuesto la llegada de Internet, y de las comunicaciones por correo electrónico, a los despachos, todavía hoy existen situaciones en las que se complica realizar el envío.
Algunas de las principales complicaciones
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- El documento pesa demasiado y no se puede adjuntar en un correo normal.
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- No puedes adjuntar varias facturas en un mismo email porque los documentos pesan mucho y se colapsa el servidor.
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- El formato en el que se guarda y adjunta el documento es ilegible para el receptor de la factura.
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- El destinatario no confirma la recepción del email y por tanto no sabes si le ha llegado y es conocedor de que debe abonarla.
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- Falta de registro de las facturas en un único lugar para evitar el extravío de facturas o presupuestos y mantener el control de la numeración de las mismas.
Estos son algunos de los inconvenientes que surgen a la hora de realizar los envíos. Todo ello sin contar con los problemas que surgen en la elaboración de la factura, y que después comentaremos.
Pasos para enviar facturas con Tufactura
A continuación enumeramos los sencillos pasos a seguir si envías tus facturas con nuestra herramienta.
Enviar facturas es una de las últimas fases en el proceso de facturación.
Nos explicamos, si ya has llegado a la parte del proceso de facturación que te permite realizar el envío desde nuestra herramienta, significa que todos los pasos previos se han realizado con éxito.
Por tanto te encuentras ya en el “Listado de facturas”, y dispones de una vista general de todas las que has realizado similar a la siguiente imagen.
Desde este listado puedes llevar a cabo varias opciones que vienen presentadas, consecutivamente, en el lateral derecho de la vista, y entre estas opciones se encuentra la posibilidad de enviar la factura por email.
Como se puede apreciar en la imagen el icono correspondiente a la funcionalidad “Envío de facturas” emula un avión de papel, para que puedas identificar de un solo vistazo la opción que necesitas realizar.
Una vez que has seleccionado la opción para el envío de la factura, esa factura concretamente, se abre una nueva ventana que se ha de cumplimentar para llevar a cabo el envío.
Llegados a este punto la aplicación te va a solicitar que cumplimentes la siguiente información:
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- Dirección de email. A la que deseas enviar la factura. Justo debajo existe una opción que te permite enviarte también una copia a tu correo.
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- Asunto del email. Si no se modifica, aparece por defecto la numeración de la factura y la fecha, pero si lo deseas puedes modificarlo y poner como asunto lo que consideres.
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- Cuerpo del email. Lo que quieras indicarle al destinatario de la factura. Aquí también existe la opción de que aparezca un texto por defecto, similar al que se ve en la imagen anterior.
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- Seleccionar algún documento. El cual se encuentra en el aparato electrónico pero que no se encuentre dentro de la aplicación.
La última factura realizada la incluye por defecto en el correo, tanto en formato .pdf como en .xsig (tipo de fichero en el que se visualiza la factura electrónica, factura-e).
Esta última opción, de formato .xsig, viene marcada por defecto para ser adjuntada, aunque siempre existe la opción de desactivar esta posibilidad haciendo click en «Adjuntar factura electrónica», al enviar el mensaje con la factura.
Como verás, al final de esta ventana que acabamos de describir, aparece otro apartado que lleva por nombre “Tus envíos”.
En esta sección es donde se quedan guardados los envíos que ya has realizado de esa factura y puedes comprobar: la fecha, hora, dirección de correo y cuerpo del mensaje que se envió.
El siguiente paso, y último, es hacer clic en la opción “Enviar”, y ya habrás terminado con el proceso de envío de tu factura.
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Como has podido ver a lo largo del post la operación es muy sencilla, entre otras cosas, porque ya están todos los datos introducidos en la aplicación Tufactura.
Tu solo tienes que preocuparte de la seleccionar la opción de envío de la factura, haciendo clic en el “avión” y de cumplimentar los datos solicitados.
Y si lo que te preocupa es el diseño de tus facturas o presupuestos gracias a Tufactura esto tampoco supone un problema, ya que puedes seleccionar tu logo, colores corporativos, e incluso incluir el sello de prevención, para prevenir impagos.
Si lo prefieres también puedes contactar con nosotros enviando un email a [email protected] o llamando al 96 311 19 19.
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