Control horario laboral: qué es y para qué sirve

Toda empresa debe saber qué es el control horario laboral. No sólo por la importancia y utilidad que éste tiene para la misma y sus empleados, sino por qué, de no realizarlo, podría ser sancionada.

Descubre cómo llevar un control horario de tus trabajadores y cómo informar sobre el horario de trabajo en tu empresa con este post para cumplir con la ley e incrementar la productividad de tu compañía.

¿Qué es el control de horarios?

El control horario laboral consiste en la contabilización de las horas que han trabajado los empleados de una empresa y de cómo éstas han sido distribuidas durante su jornada.

En el control de asistencia laboral, se apunta tanto el tiempo comprendido entre la entrada y la salida del trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, como las horas no realizadas o las horas extraordinarias laboradas.

¿Para qué sirve el control de asistencia laboral?

Un control horario laboral favorece tanto a los empleados como a la empresa:

• Por un lado, los trabajadores estarán más seguros, ya que tendrán la certeza de que no van trabajar horas extras que no se les van a pagar, combatiendo el trabajo precario.
• Por otro lado, la empresa será capaz de hacer frente al absentismo laboral.

¿Por qué es obligatorio el control laboral?

Para el control de presencia laboral existe una legislación. El Real Decreto de 2019, publicado en el BOE, indica una serie de requerimientos sobre el control horario de los trabajadores:

• Toda empresa tiene que llevar un registro de horario de sus trabajadores, sin importar cuál es su jornada laboral.
• Cada empresa debe preservar durante cuatro años el registro de horario laboral de sus empleados.
• El control de horario laboral deberá ser accesible para trabajadores y sindicatos.
• Los trabajadores tienen que conocer el reparto y duración de su jornada laboral ordinaria.
• Los sindicatos deben tener constancia de manera mensual de las horas extras hechas por los empleados.

Consecuencias de incumplir con el control horario laboral

No cumplir con las anteriores obligaciones sobre el control de presencia laboral es algo grave, que puede repercutir negativamente en la empresa. Al respecto, existen distintas sanciones en función del tipo de infracción:

• Incumplimiento leve: estas sanciones pueden variar entre los 60 y los 625 euros. ¿Cuándo se aplican? Cuando, por ejemplo, no se informa sobre las principales condiciones laborales o cuando no hay un proceso correcto para ello.
• Incumplimiento grave:  estas sanciones pueden variar entre los 625 y los 6.250 euros. Estos casos suceden cuando, por ejemplo, se incumplen las normas y los límites que se hayan pactado o indique la ley en materia de registro de jornada.
• Incumplimiento muy grave: estas sanciones pueden variar entre los 6.250 y los 187.515 euros. Éstas se dan cuando se produce un impago o un retraso reiterado del pago salarial, en relación a las horas trabajadas.

Es decir, la empresa puede ser multada por carecer de sistemas de control horario laboral, por mala comunicación sobre la ejecución de horas extras o por el encubrimiento de éstas bajo otros conceptos, entre otros motivos.

Elegir un sistema para el control laboral

Pero, ¿cómo llevar control el horario de los trabajadores? Si bien existen diferentes herramientas para ello, como las plantillas de Excel o máquinas para fichar, puedes hacerte con softwares específicos para esta tarea. Con ellos, además, la cuestión de cómo notificar un cambio de horario a un trabajador también estará resuelta.

Estos sistemas de registro actualizarán la información de forma automática. Así, la empresa es capaz de hacer una mejor gestión de las horas de sus empleados sin perder tiempo en ello, aumentando la productividad de la empresa.

Un software de este tipo automatizará todos los procesos relacionados con el control horario laboral, ahorrando trabajo innecesario al departamento de RRHH. Asimismo, muchos de ellos proporcionan otros servicios, como la administración de nóminas.

Software de control laboral con tugesto

En tugesto contamos con un software integral de Recursos Humanos con el que puedes llevar tu gestión de control laboral:

• En nuestro portal del empleado, los trabajadores podrán acceder a un apartado de registro horario para hacer su fichaje diario. 
• Al contrario que otros sistemas, éste ofrece la posibilidad de activar geolocalización, con el fin de hacer más efectivo el control de presencia laboral.
• En esta misma sección, el empleado podrá consultar todos los fichajes del mes, cumpliendo con los requerimientos del BOE.
• Con el portal del empleado, los trabajadores podrán gestionar sus ausencias, vacaciones, partes de baja, etc.
• El responsable podrá acceder, desde un apartado de jornadas, a cada uno de los fichajes que hayan realizado los empleados, teniendo una visión global de la organización
• El software de tugesto calcula de forma automática la diferencia entre la jornada laborada en práctica y el horario establecido en teoría. Por lo que siempre se tendrá la seguridad de tener una información correcta, real y actualizada sobre el horario de los trabajadores.
• Este software incluye servicio de asesoría personalizada en todo momento, por lo que también contarás con apoyo profesional para resolver todas tus dudas laborales, fiscales o contables.