Todo sobre el control horario durante el teletrabajo

Actualmente son muchas las empresas que optan por el teletrabajo en España, ya que se ha posicionado como una tendencia al alza en el mercado corporativo. Por ese motivo, cada vez son más las que adoptan un sistema de control horario digital.

Si es el caso de tu empresa, es necesario establecer un buen control horario durante el teletrabajo, así como un registro de la jornada de tus teletrabajadores. Los métodos tradicionales, como las conocidas horas de horas que ya no son válidas o las plantillas de Excel, se han quedado anticuados y han surgido nuevas necesidades como el control horario para trabajadores en remoto.

En estos momentos, el desarrollo tecnológico en este campo provee a las empresas de mejores alternativas, dejando atrás el papel y simplificando las tareas de gestión. Con estas nuevas herramientas se mejora la supervisión de las horas trabajadas y las extras, se controla el teletrabajo de forma correcta y se posee una plantilla de turnos amplia, mejorando la gestión de las vacaciones y ausencias.

¿Merece la pena ofrecer la posibilidad de teletrabajar? ¿Se genera descontrol a la hora de controlar las horas trabajadas? En este post hablaremos de la necesidad de registrar la jornada laboral cuando se teletrabaja y cómo controlarlo de forma correcta.

¿Es obligatorio el registro de jornada durante el teletrabajo?

Hasta 2019, las empresas no estaban obligadas a registrar las horas de sus trabajadores a media jornada o a tiempo parcial; además, los empleados a tiempo completo podrían fichar de forma opcional. En cualquier caso, las horas extraordinarias sí tenían que estar registradas.

A partir de la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, todas las empresas tienen la obligación de realizar un registro de jornada de sus trabajadores, independientemente del contrato que tengan. A la hora de efectuar un control horario durante el teletrabajo, esta normativa establece 2 novedades que es necesario conocer:

• Registro de descansos: si los trabajadores paran su trabajo, para fumar, desayunar o tomar un café, deben descontarlo de su jornada laboral. En cualquier caso, cada empresa debe establecer los límites de tiempo.
• Autorización para trabajar horas extras: si un trabajador debe alargar su jornada laboral, lo primero que debe hacer es consultarlo con su responsable directo y garantizar así un buen control de horas extra.

También es importante señalar que, no aplicar el control horario de los trabajadores, incluso durante el teletrabajo, puede llevar a las empresas a recibir distintas sanciones:

• Grado mínimo: de 626€ – 1.250€.
• Grado medio: de 1.250€ – 3.125€.
• Grado máximo: 3.126€ – 6.250€.

Además, la norma obliga a conservar durante cuatro años los registros de las horas trabajadas, los cuales deben estar disponibles para una posible inspección laboral.  Si estos se generan y almacena en formato físico o Excel, las probabilidades de perder información relevante y cometer errores aumenta.

De momento, cualquier empresa puede escoger el método de control horario que crea conveniente, mientras que recojan de forma correcta los datos que permitan identificar al trabajador y sus horas trabajadas.

¿Cuál es la función del control horario de los trabajadores

El control horario de los trabajadores, también denominado control de presencia, es la acción de contar las horas que cada profesional realiza durante un día laboral. Hay que tener en cuenta todas las horas que comprenden el inicio y la finalización de la jornada, así como las horas extraordinarias y las no trabajadas.

La función principal del registro de jornada es evitar que un empleado haga horas extraordinarias no retribuidas. Además de llevar un control y registro de las horas, muchas herramientas para trabajar en remoto son de gran ayuda. También es importante que sepas que los trabajadores menores de 18 años no pueden realizar horas extras, al igual que los empleados que tienen jornadas nocturnas.

Diferencias entre horas extraordinarias, voluntarias y obligatorias

A continuación, te mostramos las principales diferencias entre horas extraordinarias, voluntarias y obligatorias:

• Horas extraordinarias: tiempo extra que sobrepasa el tiempo límite de la jornada laboral establecida; es decir, horas no incluidas en su contrato.
• Horas voluntarias: se hacen en ocasiones puntuales por picos de trabajo o imprevistos que hay que cubrir, como la baja de un trabajador; en cualquier caso, este tiempo no puede superar las 80 horas anuales.
• Horas obligatorias: se realizan por causa de fuerza mayor, para reparar o evitar problemas de una empresa; estas no se computan y no pueden superar las 80 horas anuales.

¿Cómo fichar durante el teletrabajo?

Puede ser que el control horario no sea un término tan novedoso para las empresas y se lleve un control estricto de las horas trabajadas, pero si lo es el método de fichaje y más si hablamos en el ámbito del teletrabajo. A raíz del teletrabajo, son muchas las empresas que pueden llegar a tener dudas de cómo aplicar un sistema de fichaje eficaz.

Estos nuevos problemas y necesidades que les han surgido a las organizaciones se empiezan a solventar haciendo uso de programas de gestión pensados para los departamentos de Recursos Humanos. De este modo, cualquier empresa puede encontrar la forma más eficiente de gestionar el control horario durante el teletrabajo y los fichajes.

Concretamente, el teletrabajo ha planteado muchas novedades, entre ellas el hecho de poder fichar de forma remota.  Para solucionar este problema encontramos softwares de control horario como el de tugesto qué planeta una alternativa adaptada a los diferentes modelos de negocio que quieran implementar el teletrabajo.

La posibilidad del fichaje online a través de la nube facilita el sistema de control horario. Para ello, tus trabajadores solo deben poseer un dispositivo con acceso a internet, algo que resulta imprescindible en el teletrabajo y que simplificara el hecho de fichar cada día.

Control de la actividad durante el teletrabajo

A día de hoy existen distintas herramientas para controlar el teletrabajo y saber que el empleado realiza sus tareas durante su tiempo estipulado; dentro de las fórmulas de control horario del teletrabajo, las más utilizadas son:

• Registro de encendido y apagado de los dispositivos electrónicos utilizados por los trabajadores.
• Aplicaciones para cronometrar la actividad real del empleado. Estos sistemas controlan el tiempo que un trabajador permanece conectado y trabajando.
• Programas informáticos para detectar el movimiento del ratón y del teclado.
• Geolocalización a través del smartphone.

Muchas de las aplicaciones, además de registrar la jornada laboral de los trabajadores, están pensadas para que el empleado indique la tarea que está efectuando, incluso estableciendo cuánto tiempo dedica a cada acción, para optimizar los recursos.

El uso de un sistema de control horario automatizado para el teletrabajo

Integrando un sistema de control horario en tu empresa, todo este proceso se agiliza gracias a la automatización. Al mismo tiempo, la utilización de este tipo de herramientas tan completas facilita el trabajo a los managers y especialistas del departamento de Recursos Humanos.

Soluciones del control horario

En muchas ocasiones, sin hacer uso de este tipo de herramientas, sería prácticamente imposible obtener un buen control de las horas, coordinar los descansos y las vacaciones, gestionar turnos o conocer el estado de absentismo de los trabajadores, entre otros.

Su empleo y correcta aplicación ofrece la posibilidad de gestionar mejor las tareas, de identificar problemas, de ofrecer flexibilidad laboral, de aumentar el compromiso de los empleados y como resultado obtener una mayor productividad.

Beneficios del uso del control horario

Las principales ventajas de realizar un buen control horario de los empleados, tanto para tu empresa como para tus trabajadores son:

• Inspección: es fundamental realizar un buen registro de jornada para evitar posibles multas y sanciones.
• Visión de disponibilidad: permite saber qué trabajar está disponible en cada momento; de esta forma, los responsables pueden relegar tareas a los empleados que están libres y no habrá excesiva carga de trabajo.
• Movimiento de tareas: se pueden cambiar en cualquier momento y organizarlas para hacer las que necesitan más horas productivas de concentración.
• Transparencia y confianza: también permite un control de las horas extras, para garantizar que se paguen correctamente.

Ventajas de utilizar un software de control horario como el de tugesto

Una vez llegados a este punto entendemos qué hacer uso de un software ofrece numerosas ventajas, especialmente con los empleados que teletrabajan. Entre estas destacan las siguientes:

• Los empleados que teletrabajan pueden fichar desde cualquier lugar y dispositivo de forma fácil y cómoda desde su portal del empleado.
• El registro es mucho más rápido y eficiente.
• Se disminuyen los errores en la gestión de nóminas e inspecciones, favoreciendo la gestión del equipo.
• Son la clave para cumplir a la perfección la ley de control horario. 
• Se pueden obtener informes en un par de clics.
• Se optimizan los costes y el tiempo.

Consejos para aplicar un mejor control horario a los empleados

Es muy importante realizar un buen control horario a los empleados, especialmente durante el teletrabajo. Algunos consejos para mejorar el registro de la jornada de tus trabajadores podrían ser los siguientes:

• Premiar a los trabajadores que cumplan el control horario: un incentivo, email de agradecimiento o un detalle pueden ser algunas de las recompensas para esos empleados.
• Elaboración de recordatorios para evitar descuidos: crear un hábito puede llevar ciertos días o semanas; por eso, lo mejor es crear alarmas automáticas para garantizar el registro horario.
• Apoyo mutuo: lo mejor es que tus trabajadores se apoyen entre sí para finalizar la jornada laboral a tiempo; además, puedes generar mensajes automáticos con las herramientas de comunicación interna.

• Recuerda los beneficios: es relevante que se los recuerdes cada cierto tiempo a tus trabajadores, tanto para ti como empresa, como para ellos como trabajadores.

• Detectar posibles problemas para fichar: en muchas ocasiones, pueden ser simples descuidos, pero en otras puede ser algo más. Para ello, lo mejor es que les preguntes si les gusta el método utilizado o cuándo hacen el registro.

• Política de control: debes hacer énfasis en dónde, cuándo y cómo deben registrar la entrada y salida los trabajadores, cómo deben informar y corregir sus faltas, así como las posibles consecuencias si los errores se repiten constantemente.

• Medidas disciplinarias: lo primero que tienes que saber es por qué no se está realizando el control horario; es posible que el problema sea de la herramienta, por lo que tendrás que cambiarla, o de los trabajadores. En este último caso, lo mejor es realizar una advertencia verbal y, después, una por escrito; si el problema continúa, deberías considerar, la finalización del contrato de tu trabajador.

💡 Para la óptima gestión del registro de jornada, recomendamos emplear programas de recursos humanos como el de tugesto, donde los empleados disponen de un espacio llamado Portal del Empleado en el que registran fácilmente sus jornadas.

Estos softwares de recursos humanos facilitan mucho la tarea del responsable de RRHH, quien puede llevar un seguimiento de los fichajes de los trabajadores y consultar la hora de inicio y final del registro, la dirección IP y la geolocalización.

En definitiva, el control horario del teletrabajo es fundamental e imprescindible para evitar inspecciones y mejorar la productividad de los trabajadores de tu empresa, así como para ofrecer una mayor transparencia y confianza a tus empleados.