El modelo tradicional de contabilidad para empresas se ha mostrado caduco, lento, ineficiente. En tanto no se habían desarrollado las herramientas tecnológicas que posibilitan un salto cualitativo en el desempeño de los gestores de contabilidad, ha sido válido.
Sin embargo, del mismo modo que la tecnología ayuda a las empresas a ser más eficientes y modernas, el proceso contable debe ir a la par. La evolución de los diversos SaaS y la expansión de herramientas en la nube tiene un nombre muy concreto: contabilidad colaborativa.
La tecnología inteligente aplicada a la contabilidad y las finanzas es ya una realidad.
Pero, ¿qué es la contabilidad colaborativa? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Permite un mayor control? ¿Y su proyección a futuro? ¿Qué es la contabilidad colaborativa?
Se entiende por contabilidad colaborativa el modelo de gestión cada vez más digitalizada de la contabilidad de una organización, con intercambio inmediato de la información entre todos los agentes que intervienen en el proceso contable. Responde a la evolución natural del progresivo avance de la digitalización en la empresa.
Presenta tres características propias: conexión directa y en tiempo real entre la empresa, el gestor contable y la asesoría, acceso inmediato a la información integrada y actualizada de la contabilidad en una única plataforma y automatización de tareas.
Este nuevo concepto surge para dar respuesta a las nuevas necesidades y exigencias del sector, de la sociedad y de la manera de trabajar.
Información centralizada en tiempo real
Hasta ahora, el empresario conseguía una visión contable real de su empresa únicamente cada trimestre o cuatrimestre, en el momento de hacer cuentas con la Administración. Sin embargo, en un mercado en constante cambio, es necesario que la empresa adquiera una mayor capacidad de reacción, más agilidad en la toma de decisiones que pueden ser claves para el devenir de la organización. Para ello, se requiere que la información precisa y actual esté disponible de forma inmediata y continua. En tiempo real.
También con respecto a su relación con las autoridades contables. La instauración del registro del IVA casi automático con el Suministro Inmediato de Información ha sido uno de los hitos para avanzar en la consecución de la contabilidad colaborativa real.
La implantación de softwares de contabilidad colaborativa como la que trabajamos en tugesto, que unifica el trabajo en la nube con la posibilidad de automatizar tareas contables, es otro paso importante.
El nuevo modelo: contabilidad colaborativa
Hasta la irrupción de los SaaS en contabilidad, el modelo de trabajo contable en las empresas se ha caracterizado por ser un proceso altamente ineficiente, donde el factor humano ha sido el protagonista, y por lo tanto, ha estado a expensas de retrasos, imprecisiones y desajustes, cuando no errores.
En el modelo tradicional, el flujo de información se ralentiza, sujeto además a los picos de trabajo, y siendo altamente dependiente del papel. En este modelo lineal de la contabilidad se dan hasta 5 pasos para que se produzca el registro oficial de cada operación.
En cambio, con el modelo de contabilidad colaborativa, basada en la utilización de tecnología inteligente, dicho flujo se centraliza a través del software contable en la nube, de modo que todos los agentes tienen acceso a la información sobre la contabilidad y las finanzas de la empresa desde el minuto 0.
De esta forma, la gestión documental de la contabilidad financiera gana en agilidad y eficiencia: se simplifican la mayoría de las tareas consideradas como ‘mecánicas’ o rutinarias y el riesgo del factor error humano. Colateralmente, dicha automatización hace que la empresa pueda dedicar menos recursos a la gestión de la contabilidad.
Por otra parte, con la contabilidad colaborativa la información está constantemente actualizada con precisión y rigor, por lo que cualquier decisión financiera se toma con pleno conocimiento de la situación de la organización.
Por último, y no menos importante, se garantiza el cumplimiento de la normativa en tiempo real y se eliminan los puntos de estrés por picos de trabajo o durante los cierres contables.
Conexión directa
Así, el modelo de contabilidad colaborativa bajo el que trabaja tugesto se basa en la comunicación y conexión directa entre el departamento de contabilidad, el gestor contable asignado y la Administración.
De esta forma, la empresa en todo momento cumple con las obligaciones legales exigidas, los recursos humanos llevan al día la contabilidad y se elimina al máximo el factor riesgo por acción humana. Decir adiós a las carreras por cuadrar las facturas y documentación cada cierre contable es hoy posible con la implementación de esta nueva tecnología inteligente.
Información instantánea integrada
Este flujo de comunicación directa con todos los agentes intervinientes en la contabilidad de la empresa tiene como consecuencia directa la disponibilidad de toda la información empresarial de forma inmediata para la dirección y la Administración, agilizando cualquier proceso que se vaya a iniciar.
Tareas contables automatizadas
Las posibilidades de automatizar tareas de contabilidad y finanzas está al alcance, por fin, de las pequeñas y medianas empresas, de manera que también ellas ganen en eficiencia y productividad empresarial. Además, permite ofrecer un servicio de asesoramiento más completo al centrar toda la información en las cuestiones más importantes.
Todo ello conduce a una nueva realidad empresarial: la actualización tecnológica de las empresas ya no depende de su tamaño, sino de su capacidad para asimilar y adoptar nuevas dinámicas de gestión, en tiempo real, que libera a los departamentos de contabilidad y análisis financiero de los picos de estrés contable que venían lastrando su potencial de crecimiento.
Tareas repetitivas como la contabilización de facturas y la realización de modelos fiscales son las que automatiza el software de gestión de tugesto, logrando la eficiencia y la optimización en el seno de las organizaciones.
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