La implementación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos (B2B) ya es una realidad en España. Impulsada por la Ley Crea y Crece, esta medida busca digitalizar el tejido empresarial y frenar la morosidad. Sin embargo, su aplicación por fases ha generado muchas dudas.
Si eres autónomo o tienes una pyme, hemos recopilado las preguntas más frecuentes de los usuarios en internet para darte respuestas directas, claras y actualizadas a 2026.
¿Qué es la facturación electrónica obligatoria?
La facturación electrónica obligatoria es el requisito legal que exige a todas las empresas y autónomos en España emitir y recibir facturas en formato estructurado (digital) en sus operaciones comerciales con otros profesionales (B2B).
A diferencia de un simple PDF, una factura electrónica estructurada (como el formato Facturae) contiene datos codificados que pueden ser leídos automáticamente por los sistemas informáticos y reportados a la Agencia Tributaria.
- Objetivo principal: Reducir la morosidad comercial y digitalizar la contabilidad.
- A quién afecta: Exclusivamente a operaciones B2B (entre empresas y/o autónomos). Las facturas a clientes particulares (B2C) quedan excluidas de esta obligación.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?
La obligación de emitir facturas electrónicas depende de la facturación anual de tu negocio, con plazos que terminan entre 2025 y 2027.
Para que tengas claro cuándo debes adaptarte, aquí tienes el calendario oficial de implementación:
| Facturación Anual del Negocio | Plazo de adaptación (desde la aprobación del reglamento) | Estado actual en 2026 |
| Más de 8 millones de euros | 1 año | Obligatorio (ya en vigor) |
| Menos de 8 millones de euros | 2 años | Fase de adaptación límite (Autónomos y pymes) |
| Autónomos y micropymes | 3 años (para el reporte de estados de pago) | En periodo de transición para informar sobre pagos |
Nota importante: Aunque tu plazo máximo sea de 2 años para emitir, si trabajas con grandes empresas, estas ya están obligadas a recibir facturas electrónicas, por lo que adaptarte cuanto antes es una ventaja competitiva.
¿Qué requisitos técnicos debe tener mi programa de facturación?
Tu software de facturación debe estar certificado, garantizar la inalterabilidad de los registros y ser capaz de conectar con la plataforma pública de Hacienda.
Para cumplir con la ley, no sirve cualquier hoja de cálculo o editor de textos. Tu programa o plataforma de gestión debe cumplir con lo siguiente:
- Formatos admitidos: Debe generar facturas en formatos estructurados aceptados (Facturae, UBL, EDIFACT, CEFACT).
- Interconectividad: Debe garantizar la conexión gratuita con otras plataformas de facturación privadas y con la solución pública de la Agencia Tributaria.
- Estados de la factura: Debe permitir la comunicación del estado de la factura (aceptación, rechazo y, muy importante, el pago efectivo).
- Certificación: El software debe estar adaptado a los requisitos de la Ley Antifraude (software garante).
¿Cuáles son las multas por no usar la factura electrónica?
No cumplir con la obligación de ofrecer y recibir facturas electrónicas conlleva sanciones económicas que pueden alcanzar los 10.000 euros.
La Agencia Tributaria y el Ministerio de Asuntos Económicos han establecido un régimen sancionador estricto para garantizar el cumplimiento de la Ley Crea y Crece:
- Infracciones leves: No informar sobre el estado de pago de las facturas.
- Infracciones graves: Multas de hasta 10.000 € por no ofrecer a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no habilitar los canales correspondientes.
- Pérdida de ayudas: El incumplimiento impide acceder a subvenciones públicas (incluidas las bonificaciones de la Seguridad Social y fondos europeos).
¿Cómo hacer una factura electrónica paso a paso?
Para hacer una factura electrónica válida, necesitas un certificado digital activo y un software de facturación adaptado a la normativa vigente.
Si vas a emitir tu primera factura electrónica B2B, sigue estos pasos:
- Obtén tu Certificado Digital o DNIe: Es imprescindible para firmar electrónicamente el documento y darle validez legal.
- Elige una plataforma certificada: Selecciona un software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos de la Agencia Tributaria.
- Configura los datos del cliente: Asegúrate de incluir el NIF, razón social y el código DIR3 (si facturas a la Administración Pública) o el punto de entrada de tu cliente B2B.
- Genera y firma: Rellena los conceptos e importes como en una factura normal. El software se encargará de convertirla al formato estructurado y firmarla con tu certificado.
- Envía y rastrea: Remite la factura a través del sistema y monitorea su estado (recibida, aceptada, cobrada).
¿Cómo te ayuda tugesto con la facturación electrónica?
En tugesto sabemos que los cambios normativos pueden suponer un dolor de cabeza para tu negocio. Por eso, nuestra plataforma integral de gestión para pymes y autónomos ya está 100% adaptada a la Ley Crea y Crece y a la Ley Antifraude.
No tendrás que preocuparte por formatos estructurados, conexiones con Hacienda o firmas digitales complejas. Desde nuestro software en la nube podrás crear, enviar y gestionar tus facturas electrónicas en cuestión de segundos, manteniendo tu contabilidad al día y sin riesgo de sanciones.
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FAQS
¿Es válida una factura en PDF estándar como factura electrónica?
No. Bajo la Ley Crea y Crece, un PDF simple o una imagen escaneada no se considera una factura electrónica válida. El documento debe tener un formato de datos estructurado (como Facturae o UBL) que permita a los sistemas informáticos leer y procesar la información automáticamente sin intervención humana.
¿Tengo que emitir facturas electrónicas a clientes particulares (B2C)?
No, la obligación aplica exclusivamente al entorno B2B. Si eres un comercio o un profesional que presta servicios a consumidores finales (particulares), puedes seguir emitiendo tus facturas o tickets (facturas simplificadas) como lo hacías hasta ahora.
¿Qué ocurre si mi cliente B2B se niega a recibir la factura electrónica?
Como la ley obliga a las empresas y autónomos a tener habilitados los canales para recibir estas facturas, si tu cliente B2B rechaza su recepción, estará cometiendo una infracción. Las empresas no pueden obligarte a usar formatos tradicionales (papel o PDF no estructurado) si la ley ya te exige usar el modelo electrónico.
¿Qué son los «estados de la factura» y por qué debo informarlos?
La nueva normativa exige que el receptor de la factura comunique a la plataforma pública (o al emisor) en qué estado se encuentra el documento. Los estados obligatorios son la aceptación (o rechazo) comercial y la fecha del pago efectivo. El objetivo de esto es que la Administración pueda controlar y sancionar la morosidad empresarial.
¿Tiene algún coste conectarse a la plataforma pública de Hacienda?
No. La ley establece que todos los softwares de facturación privados y certificados deben garantizar la conexión e interoperabilidad gratuita con la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria.
¿Puedo seguir usando Excel o Word para hacer mis facturas en 2026?
No es legal para operaciones B2B. Estos programas no generan archivos estructurados, no garantizan la inalterabilidad de los registros (requisito de la Ley Antifraude) ni pueden conectarse con Hacienda. Necesitas obligatoriamente un software de facturación certificado.
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