{"id":16986,"date":"2020-10-29T10:00:00","date_gmt":"2020-10-29T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/tugesto.com\/blog\/?p=16986"},"modified":"2024-05-17T09:35:38","modified_gmt":"2024-05-17T07:35:38","slug":"gestion-documental-pequenas-empresas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tugesto.com\/blog\/gestion-documental-pequenas-empresas\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental para empresas?"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"16986\" class=\"elementor elementor-16986\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-46212a66 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"46212a66\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-3a27779a\" data-id=\"3a27779a\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-6e0427e5 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"6e0427e5\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">A la hora de tener una empresa productiva es fundamental garantizar su eficacia a la hora de administrar sus documentos, independientemente de si es una PYME o una gran compa\u00f1\u00eda, garantizando as\u00ed el buen funcionamiento de la misma. <strong>\u00bfConoces qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental para empresas?<\/strong> En este <em>post <\/em>te contamos todo lo que debes saber sobre ella.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/tugesto.com\/alta-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-14490 size-full\" src=\"https:\/\/tugesto.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/crea-empresa-asesores-expertos.png\" alt=\"Crea tu empresa gratis en tugesto con asesores expertos\" width=\"1234\" height=\"376\" srcset=\"https:\/\/tugesto.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/crea-empresa-asesores-expertos.png 1234w, https:\/\/tugesto.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/crea-empresa-asesores-expertos-300x91.png 300w, https:\/\/tugesto.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/crea-empresa-asesores-expertos-1024x312.png 1024w, https:\/\/tugesto.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/crea-empresa-asesores-expertos-768x234.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1234px) 100vw, 1234px\" \/><\/a><\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">Descubre qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental en empresas<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">La gesti\u00f3n documental en empresas, tambi\u00e9n denominada<\/span> <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Software_de_gesti%C3%B3n_documental\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">DMS<\/a> <span style=\"color: #4c4f54;\">por sus siglas inglesas <em>Document Management System<\/em>, es un <strong>software pensado para almacenar, administrar y controlar la cantidad de documentos que tiene una compa\u00f1\u00eda.<\/strong><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><em><strong>Quiz\u00e1s tambi\u00e9n te interese:<\/strong><\/em><\/span><\/p>\n\n<p><a href=\"https:\/\/tugesto.com\/blog\/como-crear-portal-empleados\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Ventajas de crear un portal del empleado<\/a><\/p>\n\n<p><a href=\"https:\/\/tugesto.com\/blog\/factura-proforma-que-es-como-hacerla\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">C\u00f3mo hacer una factura proforma<\/a><\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">\u00bfPara qu\u00e9 sirve?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">Este sistema se centra en la <strong>organizaci\u00f3n de las im\u00e1genes y documentos en formato digital<\/strong>\u00a0y establece una localizaci\u00f3n centralizada, para que los empleados puedan verlos cuando lo necesiten. El principal objetivo de la gesti\u00f3n documental en empresas es <strong>mejorar su administraci\u00f3n y evitar errores durante el proceso de<\/strong> <strong>b\u00fasqueda<\/strong>, pudiendo acceder a la documentaci\u00f3n desde cualquier lugar siendo un paso vital hacia la transformaci\u00f3n digital del negocio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">Este sistema est\u00e1 pensado para <strong>automatizar los procesos de las empresas<\/strong>, reducir los costes, el tiempo y el espacio, as\u00ed como para mejorar la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n y de sus recursos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">Tipos de gesti\u00f3n documental<\/span><\/h2>\n\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">A continuaci\u00f3n te mostramos los<strong> principales tipos de gesti\u00f3n documental<\/strong> <strong>para empresas<\/strong> que hay en la actualidad:<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Gestores de nombres y ubicaciones de ficheros grabados<\/strong>: son los m\u00e1s sencillos y su funci\u00f3n es similar a la de un \u00edndice; adem\u00e1s, permiten el almacenamiento r\u00e1pido en peque\u00f1as empresas.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Bases de datos documentales<\/strong>: facilitan la introducci\u00f3n de ficheros y son muy recomendables para la organizaci\u00f3n y el almacenamiento.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>ECM<\/strong>: tambi\u00e9n denominado <em>Enterprise Content Management<\/em>, son los gestores m\u00e1s complejos y se emplean para grandes empresas, ya que su funci\u00f3n es almacenar grandes cantidades de datos.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Sistema de gesti\u00f3n documental de empresas on-premise<\/strong>: su capacidad viene determinada por el hardware de la empresa; destacan por tener una mayor seguridad.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Sistemas de gesti\u00f3n documental en la nube<\/strong>: el software se sit\u00faa en un proveedor al que se accede a trav\u00e9s de internet.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">Ventajas<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">Las ventajas de implantar un sistema de gesti\u00f3n documental para peque\u00f1as empresas son impresionantes; a continuaci\u00f3n te mostramos<strong> algunas de las m\u00e1s destacadas<\/strong>:<\/span><\/p>\n\n<div style=\"width: 100%;\">\n<div style=\"position: relative; padding-bottom: 200.00%; padding-top: 0; height: 0;\"><iframe style=\"position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%;\" src=\"https:\/\/view.genial.ly\/5f8ff43b5a4be30d5e53edd1\" width=\"800\" height=\"1600\" frameborder=\"0\" scrolling=\"yes\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/div>\n<\/div>\n\n<p>\u00a0<\/p>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Evitar duplicados<\/strong>: suele ocurrir cuando dos departamentos elaboran sus informes de forma independiente, lo que puede provocar una p\u00e9rdida de tiempo y una mayor desorganizaci\u00f3n.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Localizaci\u00f3n central<\/strong>: evita que los documentos se puedan encontrar repartidos en diversos lugares.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Mejorar el flujo de trabajo<\/strong>: la automatizaci\u00f3n de las funciones hace que las labores de los trabajadores sean m\u00e1s eficientes y productivas, evitando dejar tareas incompletas.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Seguimiento de la informaci\u00f3n<\/strong>: estos sistemas disminuyen los riesgos de perder los archivos, especialmente los f\u00edsicos; adem\u00e1s, incluyen copias de seguridad.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Compartir informaci\u00f3n<\/strong>: las fotocopias permiten compartir los documentos, pero suponen un mayor esfuerzo e inversi\u00f3n; en cambio, los sistemas de gesti\u00f3n documental permiten tener todos los informes digitalizados y todos los trabajadores pueden acceder a ellos a trav\u00e9s de su ordenador.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Ahorro de espacio<\/strong>: ya no necesitas salas y salas para almacenar todos los documentos de tu empresa, en un solo sistema podr\u00e1s acceder a ellos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">\u00bfCu\u00e1ndo es necesaria una gesti\u00f3n documental para empresas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">Estos son <strong>algunos de los s\u00edntomas que te indicar\u00e1n que tu empresa necesita una gesti\u00f3n documental:<\/strong><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Oficina llena de papeles, desorganizada y ocupando espacio<\/strong>: esto significa que la gesti\u00f3n documental es deficiente y el desorden disminuye la productividad de tu empresa.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Dificultad para encontrar un documento<\/strong>.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Riesgo de extrav\u00edo<\/strong>: los papeles encima de las mesas ponen en peligro la confidencialidad de la informaci\u00f3n y existe el riesgo de que se extrav\u00eden.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Gastos en impresi\u00f3n<\/strong>: entre el 6 y el 15% de los ingresos de una empresa se dedican al manejo de la documentaci\u00f3n; en cambio, apostando por la gesti\u00f3n documental, estar\u00e1s ahorrando hasta un 40% en costes de impresi\u00f3n.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Autor\u00eda del documento<\/strong>: puede ser fundamental en algunos casos saber qui\u00e9n lo ha elaborado y si ha habido alguna modificaci\u00f3n.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">Aspectos a tener en cuenta<\/span><\/h2>\n\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">Antes de implantar un sistema de gesti\u00f3n documental para tu PYME <strong>es necesario que tengas en cuenta los siguientes aspectos<\/strong>:<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Posici\u00f3n de la empresa<\/strong>: debes analizar el estado de tu compa\u00f1\u00eda y realizar una valoraci\u00f3n objetiva previa.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Organizaci\u00f3n<\/strong>: tienes que prestar atenci\u00f3n a los aspectos interiores y a las relaciones de tu empresa con su entorno exterior; de esta forma, puedes detectar oportunidades y conocer las posibles amenazas.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Mejoras<\/strong>: al conocer los puntos d\u00e9biles tendr\u00e1s claro qu\u00e9 necesitas para mejorar; en ese momento, tienes que definir un plan de trabajo, tomando como punto de partida el an\u00e1lisis realizado.<\/span><\/li>\n\n<li><span style=\"color: #4c4f54;\"><strong>Plan realista<\/strong>: debes poner fechas, fases, acciones y nombres, con la intenci\u00f3n de elaborar un plan realista, sin objetivos imposibles de lograr.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n<div style=\"width: 100%;\">\n<div style=\"position: relative; padding-bottom: 56.25%; padding-top: 0; height: 0;\"><iframe style=\"position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%;\" src=\"https:\/\/view.genial.ly\/5f927e57862b2a0d88f6fa86\" width=\"1200\" height=\"675\" frameborder=\"0\" scrolling=\"yes\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/div>\n<\/div>\n\n<p>\u00a0<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span style=\"color: #4c4f54;\">Gesti\u00f3n documental para peque\u00f1as empresas<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">Las PYMES suelen apostar por los sistemas de gesti\u00f3n documental en la nube, ya que permite trabajar de forma m\u00e1s flexible y eficiente. En este caso, <strong>el proveedor se encarga del mantenimiento y la seguridad del gestor<\/strong> y la empresa se ahorra impresionantes costes de personal.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\">En definitiva, l<strong>a gesti\u00f3n documental para peque\u00f1as empresas es imprescindible para evitar la p\u00e9rdida de documentaci\u00f3n <\/strong>y reducir los gastos de impresi\u00f3n; adem\u00e1s, permite a tus trabajadores tener controlada toda la informaci\u00f3n, sin pasarse horas buscando.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #4c4f54;\"><\/span><\/p>\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color: #f7f7f7;\"><span style=\"color: #4c4f54;\">Si tras leer este post has decidido que necesitas probar la gesti\u00f3n documental en tugesto ofrecemos un <strong>software de gesti\u00f3n documental digitalizada<\/strong>, con la que con solo hacer una foto o un escaneo de tu factura se digitalizar\u00e1 y pasar\u00e1 a contabilizarse en tu contabilidad. \u00bfQuieres probar?<\/span><\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-video\"><a href=\"https:\/\/tugesto.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><video src=\"https:\/\/tugesto.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/video_automatizacionTV.mp4\" autoplay=\"autoplay\" loop=\"loop\" muted=\"\" width=\"364\" height=\"364\"><\/video><\/a><\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A la hora de tener una empresa productiva es fundamental garantizar su eficacia a la hora de administrar sus documentos, independientemente de si es una PYME o una gran compa\u00f1\u00eda, garantizando as\u00ed el buen funcionamiento de la misma. \u00bfConoces qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental para empresas? 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